Perusahaan semakin bertumbuh, penjualan meningkat, karyawan semakin banyak, pekerjaan juga menumpuk. Untuk meningkatkan produktivitas dan memangkas biaya karena pekerjaan yang berulang, menggunakan software adalah salah satu solusinya. Lalu bagaimana memilih software yang tepat? Apakah beli atau membuatnya? Jika sudah memutuskan untuk membuat software, simak tips berikut ini.

Perusahaan yang Membutuhkan Aplikasi

Berdasarkan aset dan skala usahanya, perusahaan dapat dibagi ke dalam beberapa kategori. Perusahaan yang baru beroperasi dengan perusahaan multinasional, tentu berbeda kebutuhan software-nya. Struktur organisasi, jumlah karyawan, jumlah transaksi adalah beberapa faktor yang mempengaruhi kompleksitas kebutuhan software.

Jadi sebelum memilih software house perlu memahami kebutuhan dan daya beli perusahaan dulu. Jika perusahaan baru beroperasi, akan tidak worth it bekerja sama dengan konsultan IT sekelas IBM atau Jatis. Begitu pula perusahaan multinasional, sangat kecil kemungkinan mempekerjakan seorang freelance mahasiswa.

Ada beberapa kelompok yang biasanya membutuhkan software.

1. Perusahaan UKM

Menurut UU no. 20 / 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah; usaha kecil adalah usaha yang memiliki kekayaan bersih antara Rp50-Rp500 juta tidak termasuk tanah dan bangunan, dan penjualan tahunan antara Rp300 juta sampai dengan Rp2,5 miliar. Sedangkan perusahaan menengah memiliki kekayaan bersih antara Rp500 juta sampai dengan Rp10 miliar, dan penjualan tahunan antara Rp2,5-Rp50 miliar.

Perusahaan UKM ini kebanyakan tidak memiliki divisi IT secara khusus. Jika pun ada, hanya berisi 1-2 staf saja. Keputusan pembelian pun langsung dipegang oleh pemiliknya secara langsung. Saat ingin melakukan pengadaan software, tidak ada anggaran dan dokumen-dokumen pendukung resmi.

2. Perorangan yang ingin membangun startup digital

Saat ini, anak muda yang baru menyelesaikan studi, profesional yang sudah pengalaman, sampai pengusaha yang sudah sukses berbondong-bondong ingin membangun startup digital. Startup sedang hype! Melihat para unikon yang mendapat guyuran investasi yang fantastis, membuat banyak orang ingin terjun ke bisnis ini.

Bagi pihak-pihak yang ingin membangun startup digital, namun tidak memiliki pengetahuan teknis atau tidak memiliki mitra orang teknis, dapat mempekerjakan software house untuk membantu merealisasikan idenya. Namun, kebanyakan belum memiliki rencana bisnis yang matang dan anggaran yang memadai.

3. Perusahaan besar

Melihat kembali UU no. 20 / 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah, bahwa perusahaan menengah memiliki kekayaan bersih antara Rp500 juta sampai dengan Rp10 miliar, dan penjualan tahunan antara Rp2,5-Rp50 miliar. Dapat disimpulkan bahwa perusahaan besar adalah perusahaan yang memiliki kekayaan bersih di atas Rp10 miliar, dan penjualan tahunan di atas Rp50 miliar.

Perusahaan di kategori ini kebanyakan sudah memiliki divisi IT, dengan struktur organisasi yang jelas. Setiap tahun ada acuan KPI dan anggaran belanja IT yang terukur. Keputusan pembelian melibatkan beberapa orang dari berbagai divisi dan level jabatan. Ada pengadaan yang melalui tender maupun penunjukan langsung, dengan berbagai syarat dan dokumen-dokumen yang lengkap.

Membeli atau Membuat Software?

Saat perusahaan membutuhkan software, maka tidak harus membuatnya. Sudah banyak produk software jadi yang beredar di pasaran. Namun, adakalanya fitur yang tersedia di software tersebut belum sesuai dengan kebutuhan. Saat itulah membutuhkan software house untuk membantu membangun software.

Untuk membuat software, biaya yang dikeluarkan lebih besar daripada membeli yang sudah jadi. Pembangunannya membutuhkan waktu. Disertai dengan berbagai risiko seperti waktu pembangunan yang tidak tepat waktu, tidak sesuai yang diinginkan, komunikasi dengan software house yang tidak lancar, dll. Sehingga untuk memilih mitra untuk membangun software, perlu hati-hati agar waktu dan biaya yang dikeluarkan tidak sia-sia.

Sama seperti perusahaan yang lain, software house juga ada yang kecil dan besar. Besar kecilnya software house dapat dilihat dari jumlah talenta programmer yang dimiliki. Kecil jika jumlah programmer masih kurang dari 10 orang, menengah 11-30 orang, besar 31-50 orang, dan raksasa jika memiliki 50 orang programmer. Pengelompokan ini murni dari saya, tidak ada rujukan resmi. Tujuannya untuk mempermudah seleksi pemilihan software house yang akan membantu.

Persiapan Kerjasama Pembangunan Software

Sebelum bertemu dengan kandidat mitra software house, ada baiknya melakukan persiapan terlebih dahulu. Agar apa yang diharapkan dapat tercapai sesuai tujuan.

1. Tentukan tujuan dan lingkup pekerjaan, jika memungkinkan: anggaran!

Harus mampu menjelaskan ini kepada mitra software house. Sehingga mereka dapat memberikan solusi dan perkiraan harga yang akurat.

Apabila memungkinkan, perlu menetapkan batas atas berapa nilai yang akan diinvestasikan untuk membuat software ini. Angka ini tidak perlu disebutkan ke mitra software house. Hanya sebagai pedoman untuk menyaring penawaran yang masih masuk anggaran kantong.

2. Melakukan riset

Buatlah daftar panjang kandidat software house yang akan Ada undang untuk memberikan proposal. Dapat mencarinya melalui mesin pencari Google, situs freelance (projects.co.id, Sribulancer, dsb), atau minta referensi dari jejaring. Selain itu juga dapat memeriksa inbox email maupun pesan LinkedIn, mungkin ada software house yang sudah pernah menghubungi sebelumnya.

3. Membuat shortlist

Dari daftar panjang yang telah dibuat, buat daftar pendek (shortlist) sekitar 3-5 perusahaan. Untuk membuat daftar pendek ini dapat mempelajari informasi yang terdapat di website maupun media sosial mereka. Sudah berapa lama pengalamannya, portofolionya apa saja, client-nya siapa saja, maupun latar belakang timnya. Setelah memperoleh shortlist ini, silahkan undang mereka untuk berdiskusi terkait kebutuhan.

Tips Memilih Software House untuk Perusahaan

Pada tahap ini, sebaiknya melakukan assessment secara langsung, bertatap muka maupun secara online. Hal ini penting agar dapat mengenal dan memahami karakter mereka. Saat bertemu, beberapa hal di bawah ini yang perlu diperhatikan.

1. Latar belakang dan pengalaman

Tahun pengalaman, alamat kantor, legalitas, pajak, portofolio, dan client; pelajari latar belakang dan pengalaman mereka.

Lokasi kantor adakalanya menjadi sesuatu yang penting. Apabila software yang dibuat membutuhkan komunikasi intensif, sebaiknya pilih yang kantornya relatif tidak jauh.

Legalitas, perusahaan yang memiliki badan hukum resmi jelas memiliki kredibilitas yang lebih tinggi. Sejalan dengan itu, apabila perusahaan membutuhkan mitra yang sudah terdaftar PKP, maka perlu diperiksa kepatuhan pajaknya.

Yang paling penting adalah pengalaman. Portofolio mereka apa saja, produk software apa saja yang pernah dibuat, dan client-nya siapa saja. Jika mereka memiliki pengalaman di industri yang sama, maupun membuat produk sejenis, ini merupakan nilai tambah. Dengan adanya pengalaman sejenis, solusi dan waktu yang ditawarkan seharusnya bisa lebih baik.

2. Kapasitas produksi

Kapasitas produksi adalah seberapa banyak order yang dapat mereka kerjakan dalam satu waktu. Tanyakan proyek apa saja yang sedang dikerjakan saat ini. Jika bekerja sama dengan mereka, kapan perkiraan mereka dapat mulai bekerja.

3. Kemampuan dalam menyampaikan solusi dan komunikasi

Software house dipenuhi dengan para programmer, orang teknis yang kaku. Ajak mereka berdiskusi, tanyakan solusi apa yang diusulkan untuk permasalahan dan kebutuhan. Bicarakan juga berbagai hal terkait industri, apakah mereka dapat merespon dengan baik. Jika merasa ‘nyambung’, ini merupakan impresi yang bagus.

Berikutnya terkait dengan komunikasi. Akan bekerja dengan mereka selama berbulan-bulan, pastikan mereka responsif dan dapat berkomunikasi dengan baik. Tidak jarang mitra software house sulit untuk dihubungi dan ditanya perkembangan pekerjaannya.

4. UI dan UX yang ramah pengguna (User-friendly)

Mintalah demo aplikasi yang pernah dibuat. Lihat bagian tabel data, apakah data dapat dicari, disaring, dan diekspor ke excel dengan mudah? Periksa form input transaksi, apakah pengguna dapat menginput dengan mudah? Yang terakhir, lihat bagian laporan, apakah laporan dapat ditampilkan sesuai periode tertentu, disaring, dan menyajikan data yang informatif?

5. Teknologi yang digunakan

Beberapa perusahaan ada yang mengharuskan software house menggunakan teknologi tertentu. Beberapa lagi tidak, yang penting software dapat digunakan dan membantu meningkatkan produktivitas perusahaan. Tanyakan apakah mereka mendukung teknologi yang perusahaan diterapkan?

6. Harga dan waktu pembangunan

Bagian ini sepertinya tidak perlu dijelaskan panjang lebar. Meskipun saya tidak jelaskan, saya yakin pasti melakukan evaluasi harga dan waktu ini dengan sangat hati-hati. Perhatikan segitiga proyek, BMW – Biaya, Mutu, dan Waktu. Idealnya mendapatkan software dengan biaya murah, mutu yang bagus, dan disediakan dalam waktu yang cepat. Realitanya hanya dapat memilih dua saja. Apakah murah dan bagus, tapi waktu tidak cepat; apakah murah dan cepat, tapi mutu tidak bagus; atau bagus dan cepat, tapi biaya tidak murah.

7. Garansi dan dukungan pasca-implementasi

Setelah produk software selesai dibuat, pastikan ada garansi dari software house tersebut. Software yang bagus, itu tidak sekali dibuat kemudian digunakan selamanya. Tapi ada pengembangan, software terus dikembangkan mengikuti dinamika perusahaan. Tanyakan bagaimana mekanisme pengembangan dan dukungan pasca-implementasi yang biasanya mereka terapkan.