Apa Itu Business Continuity Plan (BCP)? Cara Menyiapkan Bisnis Agar Tetap Berjalan Saat Terjadi Gangguan
Gangguan operasional dapat terjadi kapan saja. Server mengalami kerusakan, jaringan internet terputus, bencana alam mengganggu fasilitas, pemasok mengalami masalah, hingga serangan siber dapat membuat aktivitas perusahaan berhenti sementara. Jika organisasi tidak memiliki persiapan yang jelas, gangguan tersebut dapat berkembang menjadi kerugian yang lebih besar.
Salah satu pendekatan yang digunakan organisasi untuk menghadapi kondisi tersebut adalah Business Continuity Plan (BCP). BCP membantu organisasi menentukan bagaimana proses bisnis yang penting tetap dapat berjalan atau dipulihkan ketika terjadi gangguan.
BCP tidak hanya berkaitan dengan teknologi informasi. Rencana ini dapat mencakup sumber daya manusia, fasilitas, komunikasi, pemasok, proses operasional, data, aplikasi, hingga infrastruktur yang dibutuhkan agar aktivitas bisnis tetap berlangsung. Lalu, apa sebenarnya Business Continuity Plan, apa manfaatnya, dan bagaimana cara membuatnya? Berikut pembahasan lengkapnya.
Apa Itu Business Continuity Plan (BCP)?
Business Continuity Plan (BCP) adalah rencana terdokumentasi yang berisi langkah, prosedur, peran, dan strategi untuk menjaga proses bisnis penting tetap berjalan atau dapat dipulihkan ketika organisasi menghadapi gangguan. Gangguan yang dimaksud dapat berasal dari berbagai sumber, seperti:
- bencana alam;
- kebakaran atau kerusakan fasilitas;
- gangguan listrik;
- kegagalan server atau sistem informasi;
- gangguan jaringan;
- serangan siber;
- kehilangan data;
- kegagalan pemasok;
- gangguan layanan pihak ketiga;
- kekurangan tenaga kerja;
- hingga kondisi darurat lain yang memengaruhi operasional.
BCP membantu organisasi tidak hanya memikirkan apa yang harus dilakukan ketika gangguan terjadi, tetapi juga menentukan proses bisnis mana yang paling penting, sumber daya apa yang dibutuhkan, siapa yang bertanggung jawab, serta bagaimana operasi dapat dilanjutkan.
ISO 22301 menjadikan business continuity sebagai bagian dari sistem manajemen yang membantu organisasi mempersiapkan diri, merespons, dan memulihkan diri dari insiden yang mengganggu operasi. Standar yang saat ini dipublikasikan adalah ISO 22301:2019 dengan Amendment 1:2024, sementara revisi edisi berikutnya masih dalam pengembangan.
Mengapa Business Continuity Plan Penting?
Bisnis modern bergantung pada banyak komponen yang saling berhubungan. Sebuah perusahaan mungkin membutuhkan server, database, aplikasi, jaringan, cloud, tenaga kerja, pemasok, sistem pembayaran, dan layanan pihak ketiga untuk menjalankan aktivitas sehari-hari. Jika salah satu komponen penting mengalami gangguan, dampaknya dapat menyebar ke proses bisnis lainnya.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan e-commerce mengalami gangguan pada database selama beberapa jam. Masalah tersebut bukan hanya menyebabkan website tidak dapat memproses transaksi, tetapi juga dapat memengaruhi pembayaran, pengiriman, layanan pelanggan, pencatatan pesanan, dan pelaporan.
BCP membantu organisasi menentukan respons yang lebih terstruktur terhadap kondisi seperti ini. Tujuannya bukan menjamin bahwa gangguan tidak akan pernah terjadi, tetapi memastikan organisasi memiliki persiapan untuk menghadapi dan memulihkan aktivitas penting.
Tujuan Business Continuity Plan
Secara umum, BCP dibuat untuk menjaga keberlangsungan proses bisnis yang penting ketika terjadi gangguan. Beberapa tujuan utamanya meliputi:
1. Menjaga Proses Bisnis Penting
Tidak semua aktivitas perusahaan memiliki tingkat kepentingan yang sama. BCP membantu organisasi mengidentifikasi proses yang harus dipertahankan atau dipulihkan terlebih dahulu.
2. Mengurangi Dampak Gangguan
Gangguan mungkin tidak dapat sepenuhnya dihindari. Namun, organisasi dapat mempersiapkan langkah untuk mengurangi dampaknya terhadap operasional, pelanggan, karyawan, dan pihak terkait.
3. Memperjelas Tanggung Jawab
BCP dapat menentukan siapa yang harus mengambil keputusan, siapa yang menangani sistem, siapa yang berkomunikasi dengan pelanggan, dan siapa yang mengoordinasikan proses pemulihan.
4. Mempercepat Pemulihan
Ketika prosedur telah disiapkan sebelumnya, organisasi tidak perlu sepenuhnya mulai dari nol ketika menghadapi keadaan darurat.
5. Meningkatkan Ketahanan Organisasi
Business continuity merupakan salah satu bagian dari upaya membangun organisasi yang lebih mampu menghadapi gangguan dan kembali menjalankan aktivitas penting.
Contoh Gangguan yang Perlu Diantisipasi dalam BCP
BCP sebaiknya tidak dibuat hanya berdasarkan satu jenis bencana. Organisasi perlu mempertimbangkan berbagai skenario yang masuk akal berdasarkan lingkungan bisnisnya.
| Skenario | Contoh Dampak |
|---|---|
| Gangguan listrik | Server, perangkat jaringan, atau fasilitas berhenti beroperasi |
| Kerusakan server | Aplikasi atau database tidak dapat digunakan |
| Gangguan jaringan | Pengguna tidak dapat mengakses sistem |
| Serangan ransomware | Data atau sistem menjadi tidak tersedia |
| Kebakaran | Fasilitas dan perangkat mengalami kerusakan |
| Bencana alam | Kantor atau lokasi operasional tidak dapat digunakan |
| Kegagalan pemasok | Operasional terganggu karena kebutuhan penting tidak tersedia |
| Gangguan cloud | Aplikasi atau layanan yang bergantung pada cloud tidak dapat diakses |
| Kekurangan tenaga kerja | Proses penting tidak dapat dijalankan secara normal |
| Gangguan layanan pihak ketiga | Pembayaran, komunikasi, logistik, atau layanan lainnya terganggu |
Komponen Penting dalam Business Continuity Plan
Dokumen BCP dapat memiliki struktur yang berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Namun, beberapa komponen berikut umumnya penting untuk dipertimbangkan.
Analisis Dampak Bisnis
Business Impact Analysis (BIA) digunakan untuk memahami dampak gangguan terhadap proses bisnis dan membantu menentukan prioritas pemulihan. BIA dapat membantu menjawab pertanyaan seperti:
- proses bisnis mana yang paling kritis?
- berapa lama proses tersebut dapat berhenti?
- apa dampaknya jika proses tidak tersedia?
- sumber daya apa yang dibutuhkan?
- sistem atau pihak mana yang saling bergantung?
Penilaian Risiko
Organisasi perlu memahami ancaman dan kondisi yang berpotensi mengganggu proses bisnis. Penilaian dapat mempertimbangkan kemungkinan terjadinya gangguan dan konsekuensinya. Hasilnya dapat digunakan untuk menentukan prioritas pengendalian dan strategi continuity.
Strategi Keberlangsungan
Setelah proses kritis dan risikonya diketahui, organisasi perlu menentukan bagaimana proses tersebut akan tetap berjalan atau dipulihkan. Contohnya dapat berupa:
- sistem cadangan;
- lokasi kerja alternatif;
- koneksi jaringan alternatif;
- pemasok alternatif;
- prosedur manual sementara;
- backup data;
- infrastruktur redundant;
- atau penggunaan layanan cloud tertentu.
Prosedur Pemulihan
BCP sebaiknya tidak berhenti pada pernyataan bahwa organisasi “akan melakukan pemulihan”. Dokumen perlu menjelaskan langkah yang harus dilakukan secara praktis. Semakin kritis suatu proses, semakin penting prosedur yang jelas dan dapat dijalankan.
Struktur Peran dan Tanggung Jawab
Setiap anggota tim perlu mengetahui perannya ketika terjadi gangguan. Misalnya:
| Peran | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Manajemen | Mengambil keputusan strategis |
| Koordinator BCP | Mengkoordinasikan pelaksanaan rencana |
| Tim IT | Menangani sistem, jaringan, server, dan data |
| Tim Komunikasi | Menyampaikan informasi kepada pihak terkait |
| HR | Mengelola komunikasi dan kebutuhan karyawan |
| Operasional | Menjalankan proses bisnis alternatif |
| Vendor/Pemasok | Mendukung pemulihan layanan atau kebutuhan tertentu |
Kontak Darurat
BCP sebaiknya mencantumkan informasi kontak penting yang dapat digunakan ketika terjadi gangguan. Informasi tersebut dapat mencakup:
- anggota tim continuity;
- manajemen;
- tim IT;
- vendor;
- penyedia cloud;
- penyedia jaringan;
- penyedia fasilitas;
- layanan darurat;
- serta pihak penting lainnya.
Data kontak perlu diperbarui secara berkala agar tidak menjadi usang ketika benar-benar dibutuhkan.
Apa Itu Business Impact Analysis (BIA)?
Business Impact Analysis (BIA) merupakan proses untuk mengidentifikasi proses bisnis penting dan memahami dampak yang muncul ketika proses tersebut mengalami gangguan. Misalnya sebuah perusahaan memiliki beberapa aktivitas:
- pemrosesan pesanan;
- layanan pelanggan;
- pemasaran;
- administrasi;
- pelaporan;
- dan pengembangan produk.
BIA dapat membantu menentukan bahwa pemrosesan pesanan dan layanan pelanggan harus dipulihkan lebih cepat dibandingkan aktivitas yang dampaknya lebih rendah dalam jangka pendek.
Dengan demikian, organisasi dapat mengalokasikan sumber daya pemulihan berdasarkan prioritas, bukan sekadar berdasarkan urutan munculnya masalah.
Apa Itu RTO dalam Business Continuity?
RTO (Recovery Time Objective) adalah target waktu yang digunakan untuk menentukan seberapa cepat sebuah proses atau sistem perlu dipulihkan setelah mengalami gangguan.
Contohnya: Sistem pembayaran memiliki RTO 2 jam.
Artinya organisasi menetapkan target agar sistem tersebut dapat dipulihkan dalam jangka waktu hingga sekitar dua jam sesuai definisi dan asumsi yang ditetapkan organisasi. RTO penting karena tidak semua sistem memiliki tingkat urgensi yang sama. Misalnya:
| Sistem | Contoh RTO |
|---|---|
| Sistem transaksi | 1 jam |
| Customer service | 4 jam |
| Sistem internal tertentu | 8 jam |
| Sistem pelaporan non-kritis | 24 jam |
Angka di atas hanya contoh. Nilai RTO yang sebenarnya harus ditentukan berdasarkan kebutuhan bisnis dan hasil analisis dampak.
Apa Itu RPO?
Selain RTO, terdapat RPO (Recovery Point Objective) yang berkaitan dengan jumlah kehilangan data yang masih dapat diterima berdasarkan titik waktu pemulihan.
Misalnya organisasi menetapkan RPO sebesar 1 jam. Secara sederhana, strategi backup atau replikasi perlu dirancang agar kehilangan data akibat gangguan tidak melampaui target tersebut, dengan mempertimbangkan kemampuan teknologi yang digunakan. Perbedaan sederhananya:
| Parameter | Fokus |
|---|---|
| RTO | Seberapa cepat sistem atau proses harus dipulihkan |
| RPO | Seberapa jauh titik data yang masih dapat diterima setelah pemulihan |
RTO dan RPO sangat penting dalam perencanaan pemulihan sistem, terutama ketika bisnis bergantung pada aplikasi dan data digital.
Perbedaan BCP, Disaster Recovery Plan, dan Incident Response Plan
BCP sering dianggap sama dengan Disaster Recovery Plan (DRP) atau Incident Response Plan (IRP). Padahal, ketiganya memiliki fokus yang berbeda.
| Aspek | BCP | Disaster Recovery Plan | Incident Response Plan |
|---|---|---|---|
| Fokus | Kelangsungan proses bisnis | Pemulihan sistem/infrastruktur | Respons terhadap insiden |
| Cakupan | Bisnis secara lebih luas | Terutama teknologi dan sistem | Penanganan kejadian tertentu |
| Contoh | Operasi tetap berjalan saat kantor tidak tersedia | Memulihkan server dari backup | Menangani insiden keamanan |
| Pertanyaan utama | Bagaimana bisnis tetap berjalan? | Bagaimana sistem dipulihkan? | Bagaimana insiden ditangani? |
| Hubungan | Kerangka continuity yang lebih luas | Dapat menjadi bagian dari strategi continuity | Dapat mendukung respons terhadap gangguan tertentu |
Dengan demikian, sebuah organisasi dapat memiliki BCP yang mencakup berbagai rencana pendukung, termasuk disaster recovery dan prosedur penanganan insiden.
Apa Hubungan BCP dengan Disaster Recovery?
BCP dan disaster recovery memiliki hubungan yang sangat erat, tetapi bukan berarti keduanya identik. Business Continuity memiliki cakupan yang lebih luas karena berfokus pada bagaimana aktivitas penting organisasi dapat tetap berlangsung atau kembali berjalan ketika terjadi gangguan.
Sementara itu, disaster recovery lebih berfokus pada pemulihan sistem, infrastruktur, aplikasi, dan data yang diperlukan untuk mendukung operasi tersebut. Sebagai contoh, ketika data center mengalami gangguan:
- BCP menentukan proses bisnis apa yang harus tetap berjalan.
- Disaster recovery menentukan bagaimana sistem dan data dipulihkan.
- Tim operasional menjalankan prosedur kerja alternatif jika sistem belum sepenuhnya tersedia.
- Setelah sistem pulih, aktivitas kembali ke kondisi normal secara bertahap.
Dengan pendekatan tersebut, teknologi menjadi salah satu bagian dari strategi keberlangsungan bisnis, bukan keseluruhan BCP.
Langkah-Langkah Membuat Business Continuity Plan
Membuat BCP sebaiknya dilakukan secara sistematis. Secara praktis, prosesnya dapat dilakukan melalui tahapan berikut.
1. Tentukan Ruang Lingkup
Tentukan bagian organisasi yang akan dicakup oleh BCP. Apakah rencana hanya berlaku untuk satu divisi, satu lokasi, sistem tertentu, atau seluruh organisasi? Ruang lingkup yang jelas membantu menghindari dokumen yang terlalu luas tetapi sulit diterapkan.
2. Identifikasi Proses Bisnis Kritis
Buat daftar proses yang harus tetap berjalan atau dipulihkan terlebih dahulu. Contohnya:
- transaksi pelanggan;
- pembayaran;
- layanan pelanggan;
- pengiriman;
- produksi;
- sistem internal;
- pengelolaan data.
3. Lakukan Business Impact Analysis
Analisis dampak setiap proses jika mengalami gangguan. Tentukan dampak operasional, finansial, hukum, reputasi, maupun dampak terhadap pelanggan jika relevan.
4. Identifikasi Risiko
Tentukan berbagai skenario yang berpotensi mengganggu proses tersebut. Risiko dapat berasal dari teknologi, manusia, fasilitas, pemasok, lingkungan, maupun faktor eksternal lainnya.
5. Tentukan Prioritas Pemulihan
Tidak semua sistem harus dipulihkan secara bersamaan. Gunakan hasil BIA untuk menentukan proses mana yang harus dipulihkan terlebih dahulu dan tentukan target seperti RTO serta RPO jika relevan.
6. Tentukan Strategi Continuity
Pilih strategi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Misalnya:
- backup;
- replikasi data;
- server redundant;
- koneksi internet alternatif;
- kantor alternatif;
- cloud infrastructure;
- vendor cadangan;
- atau prosedur manual.
7. Dokumentasikan Prosedur
Tuliskan langkah yang harus dilakukan ketika skenario tertentu terjadi. Dokumen sebaiknya cukup jelas sehingga dapat digunakan sebagai panduan operasional, bukan hanya menjadi dokumen formal yang jarang dibuka.
8. Tentukan Tim dan Tanggung Jawab
Tetapkan siapa yang memiliki kewenangan mengambil keputusan dan siapa yang menjalankan setiap aktivitas pemulihan.
9. Lakukan Pengujian
BCP perlu diuji untuk mengetahui apakah prosedur yang dibuat benar-benar dapat diterapkan.
10. Evaluasi dan Perbarui
BCP tidak seharusnya dibuat sekali kemudian dibiarkan bertahun-tahun. Perubahan sistem, karyawan, lokasi, vendor, infrastruktur, aplikasi, maupun proses bisnis dapat membuat isi BCP tidak lagi sesuai. Karena itu, dokumen perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala.
Contoh Sederhana Business Continuity Plan
Misalnya sebuah perusahaan memiliki toko online yang sangat bergantung pada website, database, payment gateway, dan sistem pengiriman. Kemudian terjadi gangguan pada server utama. Contoh pendekatan continuity dapat dirancang seperti berikut:
| Tahap | Tindakan |
|---|---|
| Deteksi | Tim IT mengidentifikasi gangguan server |
| Penilaian | Menentukan sistem dan proses yang terdampak |
| Aktivasi | BCP/DR procedure diaktifkan sesuai kondisi |
| Pemulihan | Sistem dipindahkan atau dipulihkan menggunakan infrastruktur alternatif |
| Operasional | Pesanan diproses melalui sistem alternatif jika diperlukan |
| Komunikasi | Informasi disampaikan kepada pihak yang terdampak |
| Monitoring | Tim memantau kestabilan sistem |
| Normalisasi | Operasi dikembalikan ke kondisi normal |
| Evaluasi | Tim melakukan review terhadap kejadian dan respons |
Contoh tersebut menunjukkan bahwa BCP bukan sekadar dokumen yang berisi daftar risiko. Rencana tersebut perlu menghubungkan risiko dengan tindakan yang dapat dilakukan ketika gangguan benar-benar terjadi.
BCP untuk Bisnis yang Mengandalkan Teknologi
Bagi perusahaan yang sangat bergantung pada teknologi, BCP perlu memperhatikan ketergantungan antara proses bisnis dan sistem IT.
Contohnya, sebuah perusahaan mungkin memiliki:
Website → Application Server → Database → Storage → Network → Cloud Provider
Jika database mengalami gangguan, website dan aplikasi mungkin ikut terdampak. Karena itu, perencanaan continuity tidak cukup hanya dengan menyediakan backup database.
Organisasi juga perlu memahami bagaimana database dipulihkan, apakah aplikasi dapat menggunakan database tersebut, bagaimana jaringan terhubung, siapa yang menjalankan pemulihan, dan bagaimana pengguna diberi informasi.
Peran Backup dalam Business Continuity Plan
Backup merupakan salah satu komponen penting dalam menjaga ketersediaan data, tetapi backup saja bukan Business Continuity Plan.
Backup menjawab pertanyaan: Bagaimana data dapat dikembalikan?
Sementara BCP memiliki pertanyaan yang lebih luas: Bagaimana proses bisnis tetap berjalan atau dipulihkan ketika terjadi gangguan?
Strategi backup juga perlu mempertimbangkan:
- frekuensi backup;
- lokasi penyimpanan;
- retensi;
- keamanan backup;
- kemungkinan ransomware;
- kemampuan restore;
- serta target RPO.
Backup yang tidak pernah diuji juga belum tentu dapat dipulihkan ketika benar-benar dibutuhkan. Karena itu, pengujian restore merupakan bagian penting dari strategi pemulihan.
Peran Cloud dalam Business Continuity
Cloud computing dapat menjadi salah satu bagian dari strategi continuity karena organisasi dapat merancang infrastruktur yang tidak sepenuhnya bergantung pada satu lokasi fisik. Contohnya, perusahaan dapat menggunakan:
- backup ke cloud;
- database replication;
- virtual machine backup;
- object storage;
- infrastructure redundancy;
- atau deployment pada lebih dari satu availability zone atau lokasi.
Namun, penggunaan cloud tidak otomatis membuat sebuah organisasi memiliki BCP yang baik. Organisasi tetap perlu mengetahui bagaimana layanan cloud tersebut dipulihkan, siapa yang bertanggung jawab, bagaimana akses dikelola, berapa target RTO/RPO, serta apa yang dilakukan jika penyedia layanan mengalami gangguan.
BCP untuk Perusahaan Kecil
BCP tidak hanya diperlukan oleh perusahaan besar. Bisnis kecil juga dapat memiliki rencana continuity yang sederhana.
Bahkan, dokumen yang ringkas tetapi benar-benar dapat digunakan sering kali lebih bermanfaat dibandingkan dokumen yang sangat panjang tetapi tidak pernah diuji. Perusahaan kecil dapat memulai dengan mengidentifikasi:
- proses bisnis paling penting;
- sistem yang paling kritis;
- data yang harus dilindungi;
- kontak darurat;
- pemasok utama;
- alternatif jika sistem utama tidak tersedia;
- prosedur komunikasi;
- serta cara melakukan pemulihan.
Dengan pendekatan bertahap, BCP dapat dikembangkan sesuai dengan pertumbuhan organisasi.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat BCP
Beberapa kesalahan dapat membuat BCP kurang efektif.
1. Hanya Membuat Dokumen
BCP tidak seharusnya hanya menjadi dokumen formal untuk disimpan. Rencana perlu dikomunikasikan, diuji, dan diperbarui.
2. Tidak Melakukan BIA
Tanpa memahami dampak gangguan terhadap proses bisnis, organisasi dapat salah menentukan prioritas pemulihan.
3. Terlalu Fokus pada IT
Teknologi memang penting, tetapi business continuity juga mencakup manusia, fasilitas, pemasok, komunikasi, proses operasional, dan sumber daya lainnya.
4. Tidak Menentukan Prioritas
Jika semua proses dianggap sama pentingnya, organisasi akan kesulitan menentukan sistem atau aktivitas mana yang harus dipulihkan terlebih dahulu.
5. Tidak Menguji Rencana
Rencana yang terlihat baik di atas kertas belum tentu berjalan sesuai harapan ketika digunakan dalam kondisi nyata.
6. Kontak Tidak Diperbarui
Nomor telepon, alamat email, vendor, struktur organisasi, dan personel dapat berubah. Informasi yang sudah tidak relevan dapat menghambat respons ketika terjadi gangguan.
Cara Menguji Business Continuity Plan
Pengujian BCP dapat dilakukan dengan beberapa pendekatan sesuai tingkat kesiapan organisasi.
| Metode | Gambaran |
|---|---|
| Document Review | Meninjau isi BCP untuk menemukan informasi yang tidak lengkap |
| Tabletop Exercise | Tim membahas skenario gangguan berdasarkan sebuah simulasi |
| Simulation | Menjalankan simulasi yang lebih mendekati kondisi nyata |
| Technical Test | Menguji pemulihan sistem atau infrastruktur tertentu |
| Full Exercise | Melakukan pengujian yang lebih menyeluruh terhadap rencana |
Pengujian tidak harus langsung dilakukan dalam skala besar. Organisasi dapat memulainya dari tabletop exercise, kemudian meningkatkan tingkat pengujian secara bertahap.
Yang paling penting adalah menggunakan hasil pengujian untuk menemukan kelemahan dan memperbaiki rencana.
BCP dan ISO 22301
Organisasi yang ingin membangun pendekatan business continuity secara lebih terstruktur dapat merujuk pada ISO 22301.
ISO 22301:2019 merupakan standar internasional untuk Business Continuity Management System (BCMS). Standar tersebut memberikan kerangka bagi organisasi untuk merencanakan, menerapkan, menjalankan, memantau, meninjau, memelihara, dan meningkatkan sistem manajemen business continuity.
Penting untuk membedakan antara BCP dan BCMS. BCP merupakan rencana atau dokumentasi mengenai bagaimana proses bisnis dipertahankan atau dipulihkan ketika terjadi gangguan.
Sementara BCMS merupakan sistem manajemen yang lebih luas untuk mengelola business continuity secara berkelanjutan. Dengan demikian, BCP dapat menjadi salah satu bagian dari pendekatan business continuity yang lebih besar.
Perbedaan BCP dan BCMS
| Aspek | BCP | BCMS |
|---|---|---|
| Bentuk | Rencana dan prosedur | Sistem manajemen |
| Fokus | Respons dan keberlangsungan proses | Pengelolaan business continuity secara menyeluruh |
| Aktivitas | Pemulihan dan continuity | Perencanaan, penerapan, evaluasi, pemeliharaan, dan peningkatan |
| Cakupan | Lebih spesifik | Lebih luas |
| Standar terkait | Dapat disusun berdasarkan kebutuhan organisasi | ISO 22301 menjadi standar utama |
ISO menjelaskan bahwa ISO 22301 berlaku untuk organisasi dengan berbagai ukuran dan jenis, dengan penerapannya disesuaikan terhadap konteks dan kompleksitas organisasi.
Kapan Sebaiknya Perusahaan Memiliki BCP?
BCP semakin penting ketika organisasi memiliki proses bisnis yang bergantung pada banyak sistem, sumber daya, lokasi, pemasok, atau layanan pihak ketiga.
Beberapa kondisi yang dapat menjadi alasan untuk mulai menyusun BCP antara lain:
- perusahaan memiliki sistem digital yang kritis;
- gangguan operasional dapat menyebabkan kerugian signifikan;
- bisnis bergantung pada layanan cloud atau vendor eksternal;
- terdapat kebutuhan untuk menjaga layanan kepada pelanggan;
- perusahaan memiliki beberapa lokasi operasional;
- terdapat kebutuhan pemulihan data dan sistem;
- organisasi memiliki kewajiban kontraktual atau regulasi tertentu;
- atau perusahaan ingin meningkatkan ketahanan terhadap gangguan.
Namun, skala BCP tidak harus sama untuk semua organisasi. Perusahaan kecil dapat memulai dengan rencana sederhana, sedangkan organisasi yang lebih besar dan kompleks mungkin membutuhkan BCMS yang lebih terstruktur.
Manfaat Business Continuity Plan bagi Perusahaan
Jika dirancang dan diterapkan dengan baik, BCP dapat membantu organisasi dalam beberapa aspek.
- Menjaga Operasional
Proses bisnis penting memiliki prosedur alternatif ketika kondisi normal tidak dapat digunakan.
- Mengurangi Downtime
Rencana yang jelas dapat membantu tim bergerak lebih cepat dalam menghadapi gangguan.
- Melindungi Data dan Sistem
BCP dapat mengintegrasikan strategi backup, recovery, redundancy, dan perlindungan sistem sesuai kebutuhan.
- Meningkatkan Kesiapan Karyawan
Karyawan memiliki pemahaman yang lebih jelas mengenai peran mereka ketika terjadi gangguan.
- Meningkatkan Kepercayaan Stakeholder
Kemampuan organisasi dalam menghadapi gangguan dapat menjadi bagian dari upaya menjaga kepercayaan pelanggan, mitra, dan pihak berkepentingan lainnya.
ISO juga mencantumkan peningkatan resilience, pengelolaan risiko, respons sistematis terhadap krisis, dan peningkatan kepercayaan stakeholder sebagai manfaat dari pendekatan business continuity.
Kesimpulan
Business Continuity Plan (BCP) adalah rencana untuk membantu organisasi menjaga proses bisnis penting tetap berjalan ketika terjadi gangguan. BCP tidak hanya mencakup sistem IT, tetapi juga manusia, data, fasilitas, pemasok, komunikasi, dan sumber daya lainnya.
Penyusunannya dapat dimulai dengan mengidentifikasi proses bisnis kritis, menganalisis risiko, menentukan strategi pemulihan, serta menetapkan target seperti RTO dan RPO. BCP juga perlu diuji dan diperbarui secara berkala agar tetap sesuai dengan kondisi organisasi.
Dengan BCP yang tepat, bisnis dapat lebih siap menghadapi gangguan dan menjaga layanan penting tetap berjalan. Untuk informasi seputar website, hosting, cloud, dan teknologi, kunjungi Blog Hosteko.
