Mau Buat Surat dalam Jumlah Banyak? Pakai Mail Merger Aja, Begini Cara Buatnya!

Mail merge jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia berarti “surat massal”. Dengan kata lain, fitur ini digunakan untuk membuat surat atau dokumen lain dalam jumlah banyak dengan format yang sama. Mail merge adalah fitur yang memudahkan pekerjaan penggunanya karena menghilangkan kebutuhan membuat surat atau dokumen satu per satu untuk setiap penerima.

Fitur ini sangat berguna karena dapat menghemat banyak waktu ketika mencetak atau mengirim dokumen yang ditujukan ke banyak penerima sekaligus, seperti undangan, pemberitahuan, katalog, sertifikat, invoice, dan sejenisnya.

Fungsi Mail Merge

Sesuai dengan penjelasan sebelumnya, fungsi utama mail merge adalah untuk memudahkan pembuatan berbagai jenis dokumen dalam format yang sama. Jika kamu menggunakan mail merge di Microsoft Word, akan ada banyak metode yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektivitas dan menghemat waktu.

Kamu dapat menyesuaikan kebutuhan dari jenis surat atau dokumen yang ingin kamu kirim. Selain itu, kamu juga dapat menentukan penerima surat atau dokumen tanpa harus menuliskannya satu per satu di dokumen Microsoft Word yang berbeda, asalkan kamu memiliki template atau format yang sama.

Cara Membuat Mail Merge

Saat membuat mail merge, kamu perlu menyiapkan setidaknya dua komponen, yaitu main document dan file data source. Main document adalah template yang berisi teks atau informasi utama dalam format yang tidak berubah. Teks pada main document digunakan sebagai format dasar dari surat yang akan kamu kirimkan nantinya.

Sedangkan, file data source adalah sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document. Dokumen ini berisi informasi data pendukung, seperti nama penerima, alamat penerima, dan daftar akun email yang akan menerima data yang kamu kirimkan. File main document dapat berupa file format xls atau csv, outlook contact list, text files, dan sebagainya.

Berikut cara membuat mail merge di Microsoft Word:

Buka Microsoft Word dan Klik Menu Mailings

Buka Microsoft Word dan temukan mailings di bagian opsi ribbon. Klik menu “Mailings” dan pilih “Start Mail Merge“. Di bagian drop down Start Mail Merge, pilih opsi “Step-by-Step Mail Merge Wizard“.

Tentukan Format Dokumen

Pilih jenis format dokumen yang ingin kamu buat. Beberapa format yang dapat kamu pilih mencakup format letters, e-mail messages, envelopes, labels, directory, dan masih banyak lagi. Nah, pada panduan kali ini kita akan menggunakan format letters.

Buat Naskah Dokumen di Worksheet

Setelah format dokumen ditentukan, lanjutkan dengan membuat isi naskah di worksheet. Sebagai contoh, berikut contoh naskah dengan format letters:

Jika kamu ingin mengirim dokumen yang sedang dibuka, jangan lupa untuk memilih opsi “Use Current Document“. Kemudian klik “Next: Select Recipients” untuk memilih penerima naskah atau dokumen.

Pilih Penerima Dokumen

Langkah selanjutnya adalah memilih naskah atau dokumen yang berisi informasi tentang penerima naskah atau dokumen tersebut. Kamu bisa memilih penerima menggunakan daftar baru atau dari daftar yang sudah ada dalam format file excel, outlook contact list, atau text files.

Jika kamu sudah memiliki daftar penerima, klik opsi “Use an Existing List” dan klik “Browse” untuk mencari lokasi file data source yang sudah.

Nah, dalam panduan kali ini kita akan menggunakan file data source dalam format excel yang berisi informasi tentang penerima naskah atau dokumen, seperti berikut:

Setelah memilih dokumen file data source, klik “Open” maka akan muncul dialog box dengan informasi penerima sesuai dengan isi file data source. Kamu masih bisa mengedit penerima naskah atau dokumen pada dialog box tersebut. Jika data sudah benar, kamu bisa klik “OK” untuk melanjutkan proses.

Namun, jika kamu belum memiliki data daftar penerima, kamu dapat membuat daftar baru dengan memilih opsi “Type a new list” lalu klik “Create“. Kamu dapat langsung memasukkan daftar penerima surat di kotak dialog. Jika sudah, klik “OK“.

Selanjutnya tuliskan data penerima pada dialog box yang muncul. Jika kamu ingin menambahkan daftar penerima, klik “New Entry”. Setelah menuliskan semua daftar penerima, klik “OK” untuk menyimpan data.

Setelah daftar yang kamu buat sudah tersimpan, mail merge wizard secara otomatis memilih opsi “Use Existing List” dan menampilkan pesan “Currently, your recipients are selected from : [Office Address List] in “nama file yang kamu simpan”]“.

Pada tahap ini, kamu masih bisa mengedit penerima dengan memilih opsi “Edit Recipient List”. Setelah kamu selesai menulis dan memilih daftar penerima, kamu dapat melanjutkan proses dengan memilih “Next: Write Your Letter“

Menambahkan Custom Fields

Pada langkah selanjutnya, mail merge wizard menampilkan beberapa opsi custom fields, seperti address block, greeting line, electronic postage, dan more item.

Di bagian “address block“, kamu dapat memilih spesifikasi data alamat penerima dengan mencentang atau menghapus centang box opsi.

Kamu juga dapat memilih opsi “Match Fields” untuk melakukan perbaikan masalah penulisan alamat. Klik “Match Fields” maka akan membuka dialog box yang dapat kamu sesuaikan dengan daftar kamu.

Kamu juga dapat menyesuaikan data penerima menggunakan menu “Insert Marger Field” di menu mailings. Menu ini memungkinkan kamu untuk mengatur tata letak naskah dan data dengan mengarahkan kursor ke lokasi yang sesuai untuk memasukkan data.  Misalnya, teks “Name” yang ada dalam naskah akan dihubungkan dengan file data source yang berisi Name.

Kemudian klik submenu “Insert Merge Field” untuk melanjutkan. Setelah itu, pilih opsi yang sesuai dengan kebutuhan kamu. Ulangi cara yang sama untuk memasukkan data lain yang diperlukan hingga seperti tambilan berikut:

Periksa Format Dokumen

Langkah selanjutnya dalam membuat mail merge adalah memeriksa format dokumen sebelum finishing. Pilih opsi “Next: Preview Your Letters” untuk melihat hasil naskah dokumen kamu. Menu ini akan menunjukkan tampilan hasil pengolahan data pada dokumen sesuai pengaturan yang sudah kamu tentukan sebelumnya, mulai dari penerima pertama hingga penerima terakhir.

Di bawah ini contoh tampilan preview penerima 1:

Kamu dapat melihat hasil data lainnya dengan mengklik tombol “>>>” pada menu “Preview Your Letters”. Tampilan worksheet akan menyesuaikan dengan data yang ada. Pada tahap ini, kamu juga masih bisa mengedit file naskah yang ada.

Simpan File Mail Merge

Langkah terakhir dalam membuat mail merge adalah menyimpan file setelah memastikan isi naskah dan dokumenn sudah benar. Kamu dapat menyimpan file dengan mengklik submenu “Finish & Merger” di menu “Mailings”.

Ada tiga opsi penyimpanan, diantaranya:

Edit Individual Document

Opsi ini digunakan untuk menyimpan file ke dokumen baru. Hasil penyimpanan opsi ini berisi dokumen Ms.Word baru dengan data sesuai file data source. Jika file data source berisi 10 data maka akan terdapat 10 file naskah yang berisi seluruh data yang relevan.

Print Documents

Print Document digunakan untuk mencetak dokumen secara langsung, biasanya tanpa harus menyimpannya terlebih dahulu. Hasil yang dicetak sesuai dengan yang kamu lihat di Ms. Word. Oleh karena itu, jika kamu ingin mencetak semua data kamu pada kertas yang berbeda, kamu perlu mengubahnya secara berkala.

Send E-mail Messages

Opsi ketiga ini digunakan untuk mengirim file dalam format email.

Selanjutnya, kamu hanya perlu memilih salah satu dari tiga opsi tersebut sesuai dengan kebutuhan kamu. Selamat! Kamu telah berhasil membuat mail merge menggunakan Microsoft Word.

Nah, itulah cara membuat mail merge menggunakan Microsoft Word. Semoga bermanfaat!