Cara Menyusun Notulen Rapat yang Tepat Beserta Contohnya

• Kop instansi atau organisasi.
• Detail kegiatan yang dilaksanakan.
• Isi acara kegiatan.
• Tanda tangan seorang Notulis.

Selanjutnya, seorang pencatat juga perlu mencantumkan daftar nama peserta rapat, jika ada yang memegang jabatan, hal tersebut juga perlu dicatat. Intinya, seorang pencatat harus mendokumentasikan semua yang dibahas dalam rapat, mulai dari topik yang dibicarakan, keputusan yang diambil, hingga waktu berakhirnya rapat tersebut.

Penyusunan Notulen ini harus dilakukan secara teratur. Selain proses penulisannya yang bisa jadi rumit, ternyata pencatat memiliki peran yang signifikan bagi sebuah perusahaan. Pada bagian berikutnya, akan dijelaskan mengenai peran-peran dari Notulen.

Macam-Macam Fungsi dan Manfaat Sebuah Notulen

Dibawah ini akan diuraikan pentingnya untuk menyusun Notulen pada setiap pertemuan atau acara terkait. Alasan mengapa Notulen penting akan kami jelaskan melalui pemaparan berbagai fungsi yang dimiliki Notulen. Ada banyak fungsi Notulen, tetapi dalam artikel ini akan dibahas tiga fungsi utama yang menjadi alasan mengapa Notulen perlu disusun. Berikut adalah penjelasan mengenai fungsi notulen: 

1. Sebagai Sebuah Dokumentasi

Notulen berperan sebagai catatan atas pelaksanaan sebuah rapat. Notulen ini membantu peserta rapat memahami jalannya rapat dari awal sampai akhir. Selain itu, Notulen juga memberikan informasi kepada peserta tentang topik yang dibahas dan keputusan yang diambil selama rapat.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa Notulen berfungsi layaknya alat dokumentasi. Catatan yang dihasilkan dari Notulen ini bisa digunakan sebagai referensi dan pedoman untuk rapat yang akan datang.

2. Sebagai Paramater Keberhasilan

Komponen penting dalam sebuah Notulen adalah kesimpulan yang ditarik setelah rapat. Didalam kesimpulan tersebut dapat dilihat apakah tujuan rapat sudah tercapai dan apakah hasil yang didapat sesuai dengan apa yang diharapkan. Dengan begitu, peserta dapat mengetahui informasi tersebut secara akurat. Untuk hasil yang lebih baik, Notulen sebaiknya disusun dengan rapi, singkat, jelas, dan lengkap.

3. Sebagai Tinjauan Hasil Rapat

Notulen akan sangat berguna bagi mereka yang tidak dapat menghadiri acara tersebut. Jadi, bagi yang tidak dapat hadir tidak perlu khawatir kehilangan informasi terkait proses dan hasil rapat, karena semuanya sudah dicatat dalam Notulen secara singkat, padat, lengkap, dan jelas.

Peserta yang absen tetap dapat mengetahui secara rinci hasil keputusan rapat. Apabila hasil rapat ingin dibahas kembali di kemudian hari, peserta tinggal merujuk pada notulen yang telah terdokumentasi.

Cara Menyusun Notulen

Akhirnya kita sampai pada penjelasan tentang cara menulis notulen rapat yang baik dan benar. Pertanyaan semacam ini sering kali diajukan oleh penulis Notulen pemula yang belum pernah melakukannya sebelumnya. Informasi yang tercantum dalam Notulen harus menjadi hal yang signifikan, karena yang perlu dicatat adalah inti dari pembahasan yang terjadi di dalam rapat.

Dengan demikian, bagi individu atau peserta yang tidak bisa hadir, mereka dapat memperoleh informasi penting mengenai hasil diskusi dari notulen tersebut. Berikut adalah beberapa poin kunci yang wajib dicantumkan saat menyusun notulen rapat.

1. Judul Rapat atau Acara

Sangat penting untuk melengkapi notulen sesuai dengan judul dari rapat atau acara yang berlangsung. Judul dalam notulen sebaiknya mencantumkan nama rapat atau acara yang diadakan, sehingga penulis Notulen perlu menyertakan judul dalam setiap Notulen yang mereka buat. Contoh judul notulen bisa seperti Notulen Rapat Koordinasi Percepatan Pembangunan di Kota Bandung.

2. Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Acara

Sangat penting mencantumkan tempat dimana rapat dilaksanakan, mengingat bisa jadi ada beberapa rapat yang diadakan di lokasi yang sama namun dengan agenda yang berbeda. Selain itu, mencatat waktu pelaksanaan rapat juga penting. Penulis Notulen harus menjelaskan durasi rapat secara rinci termasuk jika ada  jeda istirahat atau waktu yang dianggap efektif.

3. Peserta dan Pemimpin Rapat

Daftar peserta yang hadir dalam rapat sangat berguna bagi penulis Notulen. Mereka harus mencatat nama peserta yang hadir maupun yang tidak hadir dalam acara tersebut. Informasi dalam Notulen ini akan membantu peserta yang tidak bisa hadir untuk tetap mendapatkan informasi penting. Pencantuman nama pemimpin rapat juga sangat penting, karena jika terdapat kekurangan dalam penulisan notulen, pemimpin rapat dapat melakukan revisi.

4. Acara Rapat

Selanjutnya, terdapat penulisan mengenai agenda yang dibahas saat acara berlangsung. Kegiatan dalam rapat harus dicatat dengan rinci oleh penulis Notulen, mengingat pentingnya detail waktu rapat yang dapat menjadi bahan evaluasi untuk rapat mendatang, terutama jika ada acara yang tidak berjalan sesuai harapan. Selain itu, informasi mengenai acara rapat juga menjadi referensi bagi seluruh peserta rapat.

Contoh-Contoh Template Notulen Berbagai Acara

Agar mempermudah pembaca yang ingin menulis sebuah notulen yang baik dan benar pada acara yang mereka selanggarakan, berikut ini akan dijelaskan mengenai contoh tempplate dari sebuah notulen dari berbagai instansi yang bisa dijadikan sebagai rujukan.

• Contoh Notulen Rapat Sekolah

  Sekolah Menengah Atas 3 Palembang
  Hari : Rabu
  Tanggal : 14 Februari 2022
  Waktu : 08.00 WIB – 10.00 WIB

  Hal : Pelaksanaan Ujian Tengah Semester
  Tempat : Ruang Aula SMA 3 Palembang
  Susunan Acara
  Pembukaan : dibuka moderator dengan membaca doa
  Sambutan: Kepala Sekolah SMA 3 Palembang
  Pembahasan Masalah : Pelaksanaan Ujian Tengah Semester
  Penutup : moderator

  Pokok Pembahasan
  Teknis pelaksanaan Ujian Tengah Semester dan kisi-kisi Ujian Tengah Semester

  Isi Rapat
  • Ujian Tengah Semester dilaksanakan bulan Juni 2020
  • Seluruh mata pelajaran diujikan menggunakan aplikasi CBT sekolah
  • Guru menyerahkan soal ke proktor paling lambat 31 Mei 2022
  • Tim penyusun soal menyerahkan soal pada bentuk file

  Penutup
  • Rapat ditutup oleh moderator

  Notulis
  Bayu Setya Aji

• Contoh Notulen Rapat Kantor

  PT Merah Putih Merdeka
  Jl. Mawar No. 10, Palembang

  Hari : Senin
  Tanggal : 14 oktober 2019
  Waktu : 09.30 WIB – 11.30 WIB
  Hal : Efisiensi Pengeluaran Perusahaan Semasa Pandemi
  Tempat : Ruang Rapat Bersama

  Susunan Acara
  Pembukaan : dibuka moderator
  Sambutan: CEO PT Merah Putih Merdeka
  Pembahasan Masalah : Efisiensi Pengeluaran Perusahaan Semasa Pandemi
  Penutup : moderator

  Pokok Pembahasan
  • Langkah Efisiensi Pengeluaran Perusahaan Semasa Pandemi
  • Alternatif alokasi pengeluaran

  Isi Rapat
  • Efisiensi perusahaan dilakukan dengan menerapkan WFH
  • Karyawan tetap mendapatkan gaji utuh tanpa pengurangan
  • Pekerjaan dilakukan secara online pada waktu kerja seperti biasa
  • Tim marketing melakukan sosialiasi online

  Penutup
  • Rapat ditutup oleh moderator

  Notulis
  Anisa

Kesimpulan 

Penjelasan di atas membahas tentang cara membuat Notula atau Notulen serta memberikan contoh template yang dapat digunakan. Notulen memiliki banyak manfaat dalam rapat, terutama yang diadakan oleh lembaga seperti pemerintahan, perusahaan, sekolah, dan lainnya. Proses pembuatan Notulen sendiri mengikuti langkah-langkah tertentu agar Notulen yang dihasilkan singkat, padat, dan jelas.

Bagi orang yang baru pertama kali, membuat Notulen tidaklah terlalu rumit jika sudah memahami strukturnya dengan baik. Proses pembuatan Notulen sangatlah sederhana mengingat betapa pentingnya Notulen dalam merangkum seluruh isi rapat serta memfasilitasi kelancaran acara berikutnya. Artikel ini telah menjelaskan tentang contoh Notulen rapat untuk berbagai kepentingan dan cara pembuatannya.