HOTLINE

(0275) 2974 127

CHAT WA 24/7
0859-60000-390 (Sales)
0852-8969-9009 (Support)
Blog

Cara Menyusun Notulen Rapat yang Tepat Beserta Contohnya

Bagi mereka yang berprofesi di sebuah perusahaan, khususnya di bagian kesekretariatan, istilah Notulen pasti sudah sangat familiar. Lalu, apa sebenarnya yang dimaksud dengan Notulen? Secara sederhana, Notulen adalah catatan ringkas yang merangkum hasil dari rapat yang telah dilaksanakan. Notulen tidak hanya dibuat saat rapat, tetapi juga dibutuhkan dalam acara-acara seperti diskusi, seminar, dan pertemuan-pertemuan lainnya.

Notulen memiliki peranan penting dalam pertemuan formal atau yang signifikan, karena biasanya digunakan sebagai bahan evaluasi bagi pertemuan-pertemuan berikutnya. Orang yang bertugas untuk menyusun notulen disebut notulis. Tugas ini hampir mirip dengan seorang sekretaris karena sangat berkaitan dengan kegiatan menulis.

Pertemuan, diskusi, dan seminar tentu saja bukan hanya diadakan oleh lembaga perusahaan. Lembaga pendidikan, pemerintahan, bahkan komunitas masyarakat juga memerlukan Notulen. Dalam membuat Notulen, tidak bisa sembarangan dan ada metode khusus agar Notulen yang dihasilkan baik dan sesuai.

Bagi siapa pun yang belum paham tentang Notulen, tak perlu khawatir tentang cara membuat yang benar. Dalam artikel ini, akan dibahas contoh-contoh Notulen rapat untuk berbagai keperluan serta langkah-langkah pembuatannya.

Mengenal Pengertian Notulen

Sebelum catatan resmi diterima sebagai laporan hasil dari suatu kegiatan, istilah yang digunakan untuk menyebut itu adalah Notula. Dari segi arti, keduanya memiliki makna yang serupa, hanya saja perbedaannya terletak pada status keabsahan Notulen. Dengan kata lain, Notula merujuk pada catatan tentang rapat yang telah dilaksanakan, seperti seminar, diskusi, dan acara lainnya. Jika Notula resmi menerima persetujuan dalam bentuk laporan khusus, istilahnya berubah menjadi Notulen.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Notula adalah ringkasan singkat mengenai jalannya sidang (rapat) serta isu-isu yang dibahas dan keputusan yang diambil. Jika dijelaskan dengan bahasa yang lebih sederhana, Notula ini mirip dengan dokumentasi dan ringkasan hasil dari suatu rapat. Notula atau Notulen ini perlu disusun dengan sangat hati-hati, sehingga dibutuhkan seseorang yang mahir dalam penulisan Notulen. Orang yang bertanggung jawab untuk menulis dokumentasi ini disebut Notulis.

Setiap Notulen harus disusun dengan jelas, teliti, dan komprehensif karena nantinya akan dijadikan sebagai sumber informasi serta dokumen yang sah. Seorang Notulis harus memiliki keterampilan menulis yang jelas, ringkas, dan padat. Dalam penyusunan notulen, bagian awal harus mencantumkan judul, penyelenggara rapat, dan lokasi pelaksanaan rapat. Di bawah ini adalah informasi yang harus disertakan dalam suatu notulen rapat.

  • Kop instansi atau organisasi.
  • Detail kegiatan yang dilaksanakan.
  • Isi acara kegiatan.
  • Tanda tangan seorang Notulis.

Selanjutnya, seorang pencatat juga perlu mencantumkan daftar nama peserta rapat, jika ada yang memegang jabatan, hal tersebut juga perlu dicatat. Intinya, seorang pencatat harus mendokumentasikan semua yang dibahas dalam rapat, mulai dari topik yang dibicarakan, keputusan yang diambil, hingga waktu berakhirnya rapat tersebut.

Penyusunan Notulen ini harus dilakukan secara teratur. Selain proses penulisannya yang bisa jadi rumit, ternyata pencatat memiliki peran yang signifikan bagi sebuah perusahaan. Pada bagian berikutnya, akan dijelaskan mengenai peran-peran dari Notulen.

Macam-Macam Fungsi dan Manfaat Sebuah Notulen

Dibawah ini akan diuraikan pentingnya untuk menyusun Notulen pada setiap pertemuan atau acara terkait. Alasan mengapa Notulen penting akan kami jelaskan melalui pemaparan berbagai fungsi yang dimiliki Notulen. Ada banyak fungsi Notulen, tetapi dalam artikel ini akan dibahas tiga fungsi utama yang menjadi alasan mengapa Notulen perlu disusun. Berikut adalah penjelasan mengenai fungsi notulen: 

1. Sebagai Sebuah Dokumentasi

Notulen berperan sebagai catatan atas pelaksanaan sebuah rapat. Notulen ini membantu peserta rapat memahami jalannya rapat dari awal sampai akhir. Selain itu, Notulen juga memberikan informasi kepada peserta tentang topik yang dibahas dan keputusan yang diambil selama rapat.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa Notulen berfungsi layaknya alat dokumentasi. Catatan yang dihasilkan dari Notulen ini bisa digunakan sebagai referensi dan pedoman untuk rapat yang akan datang.

2. Sebagai Paramater Keberhasilan

Komponen penting dalam sebuah Notulen adalah kesimpulan yang ditarik setelah rapat. Didalam kesimpulan tersebut dapat dilihat apakah tujuan rapat sudah tercapai dan apakah hasil yang didapat sesuai dengan apa yang diharapkan. Dengan begitu, peserta dapat mengetahui informasi tersebut secara akurat. Untuk hasil yang lebih baik, Notulen sebaiknya disusun dengan rapi, singkat, jelas, dan lengkap.

3. Sebagai Tinjauan Hasil Rapat

Notulen akan sangat berguna bagi mereka yang tidak dapat menghadiri acara tersebut. Jadi, bagi yang tidak dapat hadir tidak perlu khawatir kehilangan informasi terkait proses dan hasil rapat, karena semuanya sudah dicatat dalam Notulen secara singkat, padat, lengkap, dan jelas.

Peserta yang absen tetap dapat mengetahui secara rinci hasil keputusan rapat. Apabila hasil rapat ingin dibahas kembali di kemudian hari, peserta tinggal merujuk pada notulen yang telah terdokumentasi.

Cara Menyusun Notulen

Akhirnya kita sampai pada penjelasan tentang cara menulis notulen rapat yang baik dan benar. Pertanyaan semacam ini sering kali diajukan oleh penulis Notulen pemula yang belum pernah melakukannya sebelumnya. Informasi yang tercantum dalam Notulen harus menjadi hal yang signifikan, karena yang perlu dicatat adalah inti dari pembahasan yang terjadi di dalam rapat.

Dengan demikian, bagi individu atau peserta yang tidak bisa hadir, mereka dapat memperoleh informasi penting mengenai hasil diskusi dari notulen tersebut. Berikut adalah beberapa poin kunci yang wajib dicantumkan saat menyusun notulen rapat.

1. Judul Rapat atau Acara

Sangat penting untuk melengkapi notulen sesuai dengan judul dari rapat atau acara yang berlangsung. Judul dalam notulen sebaiknya mencantumkan nama rapat atau acara yang diadakan, sehingga penulis Notulen perlu menyertakan judul dalam setiap Notulen yang mereka buat. Contoh judul notulen bisa seperti Notulen Rapat Koordinasi Percepatan Pembangunan di Kota Bandung.

2. Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Acara

Sangat penting mencantumkan tempat dimana rapat dilaksanakan, mengingat bisa jadi ada beberapa rapat yang diadakan di lokasi yang sama namun dengan agenda yang berbeda. Selain itu, mencatat waktu pelaksanaan rapat juga penting. Penulis Notulen harus menjelaskan durasi rapat secara rinci termasuk jika ada  jeda istirahat atau waktu yang dianggap efektif.

3. Peserta dan Pemimpin Rapat

Daftar peserta yang hadir dalam rapat sangat berguna bagi penulis Notulen. Mereka harus mencatat nama peserta yang hadir maupun yang tidak hadir dalam acara tersebut. Informasi dalam Notulen ini akan membantu peserta yang tidak bisa hadir untuk tetap mendapatkan informasi penting. Pencantuman nama pemimpin rapat juga sangat penting, karena jika terdapat kekurangan dalam penulisan notulen, pemimpin rapat dapat melakukan revisi.

4. Acara Rapat

Selanjutnya, terdapat penulisan mengenai agenda yang dibahas saat acara berlangsung. Kegiatan dalam rapat harus dicatat dengan rinci oleh penulis Notulen, mengingat pentingnya detail waktu rapat yang dapat menjadi bahan evaluasi untuk rapat mendatang, terutama jika ada acara yang tidak berjalan sesuai harapan. Selain itu, informasi mengenai acara rapat juga menjadi referensi bagi seluruh peserta rapat.

Contoh-Contoh Template Notulen Berbagai Acara

Agar mempermudah pembaca yang ingin menulis sebuah notulen yang baik dan benar pada acara yang mereka selanggarakan, berikut ini akan dijelaskan mengenai contoh tempplate dari sebuah notulen dari berbagai instansi yang bisa dijadikan sebagai rujukan.

  • Contoh Notulen Rapat Sekolah

    Sekolah Menengah Atas 3 Palembang
    Hari : Rabu
    Tanggal : 14 Februari 2022
    Waktu : 08.00 WIB – 10.00 WIB

    Hal : Pelaksanaan Ujian Tengah Semester
    Tempat : Ruang Aula SMA 3 Palembang
    Susunan Acara
    Pembukaan : dibuka moderator dengan membaca doa
    Sambutan: Kepala Sekolah SMA 3 Palembang
    Pembahasan Masalah : Pelaksanaan Ujian Tengah Semester
    Penutup : moderator

    Pokok Pembahasan
    Teknis pelaksanaan Ujian Tengah Semester dan kisi-kisi Ujian Tengah Semester

    Isi Rapat
    • Ujian Tengah Semester dilaksanakan bulan Juni 2020
    • Seluruh mata pelajaran diujikan menggunakan aplikasi CBT sekolah
    • Guru menyerahkan soal ke proktor paling lambat 31 Mei 2022
    • Tim penyusun soal menyerahkan soal pada bentuk file

    Penutup
    • Rapat ditutup oleh moderator

    Notulis
    Bayu Setya Aji

  • Contoh Notulen Rapat Kantor

    PT Merah Putih Merdeka
    Jl. Mawar No. 10, Palembang

    Hari : Senin
    Tanggal : 14 oktober 2019
    Waktu : 09.30 WIB – 11.30 WIB
    Hal : Efisiensi Pengeluaran Perusahaan Semasa Pandemi
    Tempat : Ruang Rapat Bersama

    Susunan Acara
    Pembukaan : dibuka moderator
    Sambutan: CEO PT Merah Putih Merdeka
    Pembahasan Masalah : Efisiensi Pengeluaran Perusahaan Semasa Pandemi
    Penutup : moderator

    Pokok Pembahasan
    • Langkah Efisiensi Pengeluaran Perusahaan Semasa Pandemi
    • Alternatif alokasi pengeluaran

    Isi Rapat
    • Efisiensi perusahaan dilakukan dengan menerapkan WFH
    • Karyawan tetap mendapatkan gaji utuh tanpa pengurangan
    • Pekerjaan dilakukan secara online pada waktu kerja seperti biasa
    • Tim marketing melakukan sosialiasi online

    Penutup
    • Rapat ditutup oleh moderator

    Notulis
    Anisa

Kesimpulan 

Penjelasan di atas membahas tentang cara membuat Notula atau Notulen serta memberikan contoh template yang dapat digunakan. Notulen memiliki banyak manfaat dalam rapat, terutama yang diadakan oleh lembaga seperti pemerintahan, perusahaan, sekolah, dan lainnya. Proses pembuatan Notulen sendiri mengikuti langkah-langkah tertentu agar Notulen yang dihasilkan singkat, padat, dan jelas.

Bagi orang yang baru pertama kali, membuat Notulen tidaklah terlalu rumit jika sudah memahami strukturnya dengan baik. Proses pembuatan Notulen sangatlah sederhana mengingat betapa pentingnya Notulen dalam merangkum seluruh isi rapat serta memfasilitasi kelancaran acara berikutnya. Artikel ini telah menjelaskan tentang contoh Notulen rapat untuk berbagai kepentingan dan cara pembuatannya.

5/5 - (1 vote)
Fitri Ana

Recent Posts

Gunakan Push Notification Sebagai Sarana Meningkatkan Interaksi

Pernahkah Anda tahu tentang istilah Push Notification? Push Notification kini menjadi salah satu sarana vital…

9 hours ago

Strategi Twitter Marketing untuk Bisnis

Twitter adalah salah satu platform media sosial yang sering digunakan dalam pemasaran digital secara maksimal.…

13 hours ago

Memahami Metode Penelitian [Pembahasan Lengkap]

Saat ini, perkembangan riset semakin pesat dan diterapkan di banyak sektor untuk mengungkap studi-studi baru.…

2 days ago

Perhatikan Hal berikut Agar Video Marketing Dapat Menarik banyak Konsumen

Ketatnya persaingan dalam dunia bisnis saat ini memaksa kita untuk berinovasi lebih jauh dalam mempromosikan…

3 days ago

Pelajari Cara Kerja SQLite Sebagai Database Sederhana Tanpa Ribet

Halo Sobat Teko! Apakah Anda pernah mempertanyakan cara aplikasi di ponsel menyimpan informasi, seperti catatan…

3 days ago

Cookie Browser: Fungsi, Jenis, dan Cara Menghapus di Berbagai Perangkat

Istilah Cookie adalah istilah yang akrab dalam dunia digital atau internet. Cookie biasanya muncul sebagai…

3 days ago