Apa Manfaat Dan Bagaimana Cara Memilih Project Management Tools? Yuk Simak

Bekerja online atau WFH (work from home) membantu perusahaan menghemat biaya operasional dan mempekerjakan tenaga kerja yang tepat, di mana pun mereka berada. Namun, kurangnya interaksi tatap muka dapat menyebabkan masalah produktivitas dan komunikasi.

Untungnya, ada banyak aplikasi kerja online dan alat manajemen proyek yang dapat membantu Anda mengelola alur kerja dan membuat tim jarak jauh lebih produktif. Akan kami tunjukkan contohnya seperti di bawah ini.

Cara Memilih Project Management Tools & Aplikasi Kolaborasi Terbaik

Baik buat perusahaan startup mini ataupun mengelola usaha korporat, pertimbangkan faktor-faktor berikut ini dalam menentukan project management tools dan aplikasi kerja dalam memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.

Kemudahan Penggunaan

Kemudahan penggunaan dan navigasi yang intuitif membantu tim Anda mengoperasikan apliasi dengan lebih cepat. Anda pun dapat berhemat waktu dan energi untuk penekanan fokus dalam tugas-tugas yang lebih krusial misalnya dalam mengelola proyek dan meminta masukan dari klien.

Jadi, pilihlah dan pertimbangkan jenis aplikasi kerja online yang sanggup meningkatkan tingkat produktivitas, bukan justru mengakibatkan hambatan.

Fitur yang Disertakan

Pastikan software yang Anda pilih mampu memfasilitasi berbagai jenis kebutuhan. Lebih baik memiliki satu aplikasi yang menawarkan lima fitur daripada membeli lima aplikasi berbeda dan hanya menggunakan satu fitur.

Misalnya, Google Workspace berfungsi sebagai platform serbaguna untuk penyimpanan file, panggilan video, email, dan kolaborasi dokumen. Itu sebabnya aplikasi ini populer di kalangan bisnis dari segala kalangan.

Keamanan

Berbagi arsip file secara online dapat menyebabkan risiko pelanggaran data dan pencurian identitas. Karena itu, pilihlah tool yang menawarkan fitur proteksi data misalkan seperti izin berbagi, password dokumen, dan enkripsi end-to-end.

Integrasi & Kompatibilitas

Meskipun lebih baik untuk tetap menggunakan satu aplikasi saja yang menyediakan berbagai fitur, namun tidak ada salahnya Anda membeli satu aplikasi khusus sesuai dengan fungsi dan fitur yang dibutuhkan. Contohnya seperti aplikasi Zoom untuk konferensi video dan Mockplus untuk menciptakan prototipe.

Saat mencari pilihan, carilah aplikasi yang menyediakan integrasi tanpa batas dengan tool dan software lain. Sebab, kompatibilitas adalah faktor krusial dalam menilai kegunaan aplikasi. Pilihlah aplikasi yang mendukung banyak sekali format arsip file dan perangkat.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Kerja Online

Beberapa orang, terutama yang baru saja memulai bisnis, mungkin merasa belum perlu menggunakan project management tools atau aplikasi kerja online. Padahal, terdapat banyak manfaat utama yang dapat diperolehh dengan menggunakan aplikasi tersebut, seperti berikut ini:

• Penghematan waktu. Ada berbagai tool yang menawarkan template dokumen dan fitur automasi untuk mempercepat alur kerja bisnis Anda.
• Meningkatkan produktivitas. Mengotomatiskan tugas-tugas tertentu dapat memberi Anda lebih banyak waktu dalam menyelesaikan proyek lain sehingga mampu memberikan hasil yang lebih maksimal.
• Mengoptimalkan komunikasi. Platform chat dan video call memungkinkan anggota tim berdiskusi mengenai proyek, pertukaran ide, dan memecahkan masalah secara real-time di mana pun para pekerja berada.
• Meningkatkan transparansi. Dengan project management tool, Anda dapat membagikan tugas, alur kerja, dan jadwal yang sedang berjalan dengan seluruh tim.
• Memastikan hasil yang tepat waktu. Aplikasi kerja online akan membantu Anda merencanakan proyek, menugaskan anggota tim, dan memantau progres untuk menghindari terlewatnya deadline. Hal ini penting untuk memberikan hasil yang tepat waktu kepada pelanggan dan menjaga kepuasan mereka.

Rekomendasi Project Management Tools Terbaik

Pada bagian kali ini kami akan mengulas project management tools terbaik yang dapat membantu menaikkan nilai produktivitas tim Anda dengan bantuan fitur penugasan dan notifikasi praktis.

Berikut inilah project management tools terbaik yang dapat Anda pakai dalam menaikkan nilai produktivitas bisnis.

Asana

• Fitur utama: Otomatisasi tugas, antarmuka pengguna yang sederhana
• Cocok untuk: Kolaborasi proyek

Asana adalah project management tools dan aplikasi manajemen tugas dengan antarmuka pengguna intuitif. Untuk memvisualisasikan progres proyek dan tim Anda, pilih salah satu dari enam opsi yang tersedia, sepetrti board (papan), list (daftar), timeline, progress, forms, atau calendar. Hal ini memungkinkan Anda memilah data dan dengan cepat mengidentifikasi potensi masalah alur kerja.

Alat ini juga memungkinkan pembuatan aturan otomatis untuk mengoptimalkan proses dan mengurangi kemacetan. Selain itu, template proyek dapat digunakan untuk tugas-tugas seperti orientasi karyawan dan perencanaan acara.

Paket gratis memungkinkan proyek tanpa batas yang dapat dijalankan hingga 15 anggota tim. Jika Anda memiliki lebih banyak anggota, pertimbangkan paket premium dari mereka mulai dari $10,99 per bulan (sekitar Rp 175.000) per penggunanya.

Airtable

• Fitur utama: Tampilan kustom, sinkronisasi data
• Cocok untuk: Manajemen database

Airtable merupakan platform database online yang sengaja didesain untuk membuat, menyimpan, dan mengatur data karyawan, inventaris, dan database produk usaha Anda. Aplikasi ini menyediakan fitur Interface Designer dengan elemen drag-and-drop, yang memungkinkan pengguna menyesuaikan dashboard kerjanya menurut alur kerja dalam tim mereka.

Kolaborator juga dapat menyinkronkan data berdasarkan aneka macam sumber dan menyajikan informasi melalui kalender, papan Kanban, galeri, atau tampilan berbasis kisi spreadsheet.

Paket gratis dari Airtable menunjukkan jumlah base tidak terbatas, menggunakan ruang penyimpanan arsip file 2 GB dan 1.200 data per base. Paket premiumnya tersedia mulai dari $10/bulan (kurang lebih Rp160.000) per pengguna dengan menyediakan lebih banyak resource.

ClickUp

• Fitur utama: Impor data, pelaporan real-time
• Cocok untuk: Manajemen progres dan produktivitas

ClickUp adalah sebuah software manajemen proyek lengkap yang menawarkan ratusan fitur, termasuk manajemen tugas, pemantauan waktu, kolaborasi tim, pelaporan real-tima, dan banyak lagi. Antarmuka intuitif memungkinkan Anda mengatur tugas dengan menyeret dan melepaskan item sesuai prioritas.

Fitur hebat lainnya adalah kemampuan untuk mengimpor data dari project management tools lain seperti Wrike, Trello, Asana, dan Microsoft Excel.

Paket gratis pada ClickUp membatasi banyak alat bawaan hingga 100 penggunaan. Untuk mengakses semua fitur manajemen proyek dan meningkatkan batas penggunaan, Anda dapat menggunakan versi berbayar mulai dari $5 per bulan (sekitar Rp 80.000) per penggunanya.

Monday.com

• Fitur utama: Solusi kerja sama yang mudah disesuaikan, filter pencarian
• Cocok untuk: memantau perkembangan proyek

Monday.com merupakan project management tools yang menyediakan berbagai fitur dan mudah disesuaikan, yang membantu Anda mengelola proyek serta tugas secara lebih efisien. Dengan fitur Work OS, Anda mampu mengatur tool ini untuk skenario penggunaan tertentu, misalnya desain, pengembangan software, marketing, CRM (manajemen interaksi pelanggan), operasional, dan sumber daya manusia.

Board yang mudah untuk digunakan membantu dalamm membentuk alur kerja sama yang efektif, memungkinkan setiap anggota tim menciptakan permintaan, memutuskan tugas, berbagi file, dan memantau progres.

Untuk tim kecil, paket Basic dari Monday.com ini tersedia seharga $24/bulan (kurang lebih Rp381.000) hanya untuk 3 pengguna. Terdapat uji coba selama 14 hari menggunakan fitur-fitur utama dari Monday.com, misalnya board tidak terbatas, 200+ template dokumen, dan kompatibilitas perangkat seluler.

Wrike

• Fitur utama: Integrasi penyimpanan cloud, marketing insight
• Cocok untuk: Analisis data

Wrike merupakan sebuah aplikasi project management yang menyediakan tampilan Kanban board dan update kegiatan secara real-time. Board yang tersedia memungkinkan Anda memanfaatkan fitur drag-and-drop untuk mengelola tugas dengan mudah. Untuk menyimpan dan membagikan data dengan menggunakan pemangku kepentingan, Wrike menyediakan integrasi dengan aneka macam penyimpanan cloud, misalnya Google Drive, Dropbox, & OneDrive.

Dengan fitur marketing insight, Anda akan dapat mengimpor dan menganalisis data menurut jaringan media sosial terkenal misalnya Facebook dan Instagram. Tersedia dalam versi aplikasi desktop maupun seluler, versi gratis dari Wrike menyediakan 2 GB ruang penyimpanan dan pengguna unlimited.

Untuk paket profesional, aplikasi ini tersedia seharga $9,80/bulan (kurang lebih Rp158.000) per pengguna dengan memberikan integrasi penggunaan tool produktivitas lainnya misalnya Microsoft Project & Excel.