Sebelum teknologi modern muncul, surat digunakan sebagai sarana untuk berkomunikasi jarak jauh di kalangan masyarakat. Meskipun saat ini perkembangan teknologi semakin meningkat, keberadaan surat tetap memiliki peranan penting, terutama untuk urusan yang bersifat resmi. Salah satu contohnya adalah surat tugas, yang merujuk pada dokumen yang memberikan penugasan kepada seseorang atau sekelompok karyawan untuk melaksanakan kunjungan atau aktivitas dalam acara tertentu.

Surat tugas telah menjadi hal yang umum dalam dunia kerja, baik di sektor pemerintahan maupun swasta dan perusahaan. Biasanya, dokumen ini dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat berwenang di lembaga atau institusi tertentu.Perlu dicatat bahwa surat tugas juga berfungsi untuk memberikan penegasan serta menjelaskan perwakilan dalam situasi di mana pihak pertama tidak bisa hadir, sehingga pihak pertama memberikan kuasa kepada orang kedua yang ditunjuk untuk mewakilinya.

Dengan lebih jelas, surat tugas adalah dokumen resmi yang diharuskan digunakan dalam administrasi untuk mentransfer amanah atau kuasa. Surat ini umumnya dikeluarkan oleh seseorang dengan jabatan lebih tinggi dan ditujukan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas tertentu. Selain dikeluarkan oleh lembaga pemerintah atau institusi, surat tugas juga bisa dibuat oleh individu atau organisasi.

Fungsi Surat Tugas

Umumnya surat tugas merupakan surat resmi yang memiliki peran sebagai sarana untuk memberitahukan tentang sebuah tugas tertentu. Berikut beberapa fungsi dari surat tugas yang penting untuk Anda ketahui :

1. Keterangan Untuk Pegawai/Karyawan Mengenai Perjalanan Dinas yang digunakan untuk sebuah keterangan bagi pegawai saat menerima mandat untuk melakukan perjalanan dinas atau untuk mewakili perusahaan dalam sebuah urusan.
2. Bukti Keabsahan Tugas bagi Pegawai yang artinya sebagai bukti sah yang menunjukan bahwa pegawai atau karyawan benar benar telah menerima perintah dari perusahaan atau instansi untuk berpartisipasi dalam suatu kegiatan.
3. Dokumentasi Pengesahan Formal untuk Penanggung jawab Tugas yang berfungsi sebagai dokumentasi resmi yang mengesahkan seseorang yang ditunjuk sebagai penanggung jawab atas tugas yang harus dilaksanakan.
4. Mempermudah Tugas Pejabat Pelaksana dengan lembaga atau instansi yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut.

Manfaat Surat Tugas

Di lingkungan profesional, surat tugas berfungsi sebagai dokumen resmi yang sangat signifikan. Sebab, surat ini memiliki kegunaan yang sejalan dengan tujuannya. Sesungguhnya, fungsi surat tugas mirip dengan surat kuasa. Biasanya, surat tugas juga disertai dengan surat kuasa sebagai pemastian dalam pengambilan keputusan.

Dalam hal ini, dapat disimpulkan bahwa surat tugas berfungsi untuk memberikan instruksi serta penjelasan bagi individu dalam melakukan pekerjaan yang telah ditetapkan oleh atasan dari suatu lembaga atau institusi tertentu. Selain itu, surat tugas juga berfungsi sebagai bukti sah dari institusi untuk mewakili suatu pekerjaan atau kegiatan sesuai dengan informasi yang tercantum dalam isi surat tugas.

Prosedur Surat Tugas

Ketika menyusun surat tugas, meskipun hanya terdiri dari satu atau dua halaman, Anda tidak sepatutnya meremehkan proses pembuatannya. Karena surat tugas adalah dokumen resmi, yang dimana dalam proses pembuatan surat tugas, sebaiknya Anda mengikuti prosedur yang lengkap, sebagai berikut:

• Identifikasi Jenis Surat

Langkah pertama dalam penulisan surat tugas adalah mengenali jenis surat. Disini, Anda harus mengetahui mana surat yang dimaksud sebelum mulai merilis. Hal ini penting karena ada perbedaam antara surat resmi dan surat non resmi dalam hal bahasa, elemen yang digunakan, serta cara penulisannya. Terlebih lagi, surat tugas merupakan surat resmi yang penulisannya harus mematuhi ketentuan yang berlaku.

• Membuat Pembuka dan Penutup Surat dengan Benar

Surat tugas adalah komunikasi formal yang memiliki struktur serta salam pembuka yang spesifik dan formal. Umumnya, salam pembuka dalam surat resmi menggunakan frasa “Dengan hormat,”. Sedangkan, penutup pada surat formal dituntaskan dengan kata “Hormat,” tanpa nuansa pribadi.

• Menentapkan Tujuan Utama Surat

Saat Anda memulai penyusunan surat tugas, pastikan untuk langsung menuju ke pokok permasalahan tanpa berteke-tele. Pada surat resmi, sebaiknya segera ditegaskan maksud dari penulisan surat tersebut.

• Cermat dalam Pemakaian Bahasa

Dalam penulisan surat, baik itu resmi atau non-resmi, sebaiknya menggunakan bahasa yang sopan. Terutama dalam surat tugas, pastikan bahasa yang digunakan merupakan bahasa Indonesia yang baku, santun, dan mengikuti kaidah penulisan surat yang baik dan benar.

• Panjang Surat

Surat tugas merupakan dokumen resmi yang seharusnya dituliskan dengan ringkas, efisien, dan jelas. Surat tugas yang terlalu panjang justru bisa kehilangan tujuan yang ingin dicapai dengan pembaca. Cukup sederhana, namun isinya harus sesuai dengan kenyataan. Disamping itu, saat menyusun surat tugas, ada bagian atau elemen yang harus dipenuhi dengan urutan yang tepat.

Dibawah ini adalah elemen elemen dalam surat tugas yang harus diperhatikan :

• • Kepala Surat Tugas

1. 1. 1. Bagian kepala surat tugas terdiri dari :
      2. Bagian utama dokumen yang mencakup logo dan nama lembaga ditampilkan secara simetris dengan penggunaan huruf besar.
      3. Sementara itu, kalimat mengenai surat tugas terletak di bawah kepala surat menggunakan huruf kapital.
      4. Selanjutnya, informasi nomor surat mengikuti di bawah tulisan mengenai surat tugas.

• • Batang Tubuh Surat Tugas

Batang tubuh surat tugas terdiri dari :

1. 1. 1. Alasan atau maksud dari penugasan diikuti dengan frasa yang menugaskan kepada karyawan atau pejabat yang menerima tanggung jawab tersebut. Pada penulisan, nama lengkap, NIP, pangkat atau golongan, dan jabatan pegawai atau pejabat yang ditugaskan harus dicantumkan. Di bagian bawah, terdapat informasi mengenai tugas yang harus dijalankan beserta durasinya.
      2. Selanjutnya, ada bagian penutup surat tugas yang mencangkup instruksi untuk pelaksanaan tugas, pengiriman laporan, dan permohonan bantuan kepada pihak yang terkait jika ada kebutuhan.

• • Kaki Surat Tugas

Bagian kaki surat tugas terdiri dari:

1. 1. 1. Lokasi dan tanggal penetapan surat.
      2. Nama jabatan dari pejabat yang menandatangani surat tugas dicantumkan dengan huruf kapital di awal dan diakhiri dengan koma.
      3. Tanda tangan pejabat yang memberikan tugas juga harus ada.
      4. Nama lengkap dari pejabat yang menandatangani surat tugas ditulis dengan huruf kapital.
      5. NIP dari pejabat yang memberi tugas, kecuali untuk Menteri Keuangan.
      6. Cap dinas
      7. Tembusan disertakan jika diperlukan.

Contoh Surat Tugas

Berdasarkan penjelasan dan contoh yang telah diberikan, saat ini Anda memiliki pemahaman lebih baik mengenai apa itu surat tugas beserta fungsinya. Surat tugas merupakan dokumen resmi yang diterbitkan oleh seorang pemimpin atau otoritas yang berisi penugasan untuk seorang karyawan atau staf. Pembuatan surat ini ditujukan untuk satu tugas spesifik saja. Setelah penugasan selesai, dokumen ini menjadi tidak berlaku lagi.

Kesimpulan

Dengan adanya surat tugas, seorang karyawan atau staf dapat melaksanakan tanggung jawab secara sah. Ini tentunya mengurangi kemungkinan terjadinya masalah selama kegiatan berlangsung. Selain itu, surat tugas juga membantu pimpinan atau pejabat terkait dalam memberikan tugas kepada orang yang tepat dan dapat diandalkan.

Mengingat pentingnya peran surat tugas di lingkungan kerja, proses pembuatan surat ini harus diperhatikan dengan serius. Terlebih, surat tugas merupakan dokumen resmi yang memerlukan kepatuhan terhadap prinsip dan prosedur yang ada. Dengan demikian, surat tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.