Pada hakikatnya setiap perusahaan yang menjalankan suatu bisnis melakukan tugas-tugas tertentu yang harus diselesaikan melalui serangkaian proses kerja (alur kerja). Agar berhasil melaksanakan kegiatan tersebut, pimpinan perusahaan harus memahami cara mengelola proses kerja. Selain semakin meningkatnya dampak transformasi digital (konsep digitalisasi perusahaan), manajemen alur kerja merupakan bagian dari konsep manajemen operasi yang diterapkan oleh suatu perusahaan. Dengan begitu, para startup atau UKM/UMKM dari berbagai sektor dapat mengoptimalkan kesuksesan bisnisnya berdasarkan karakteristik pangsa pasarnya.

Apa itu Workflow Strategy ?

Manajemen alur kerja adalah proses pencatatan, pelacakan, dan peningkatan beberapa proses alur kerja sehingga organisasi dapat menyelesaikan tugas atau pekerjaan dengan lebih akurat, konsisten, dan efisien. Alur kerja menggambarkan suatu proses kerja yang terdiri dari sejumlah aktivitas berulang yang bersama-sama mewakili suatu proses bisnis. Fungsi alur kerja pada dasarnya dibagi menjadi dua kategori utama, yaitu:

Berurutan

Mengacu pada serangkaian langkah tipe peristiwa yang harus diselesaikan secara berurutan dan bergantung pada penyelesaian langkah sebelumnya untuk menyelesaikan tugas berikutnya.

Paralel

Mengacu pada serangkaian langkah yang dapat dilakukan secara bersamaan untuk menyelesaikan banyak tugas dengan lebih cepat. Namun, karena pendekatan ini, alur kerja terkadang harus bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan bisnis secara keseluruhan. Memahami pentingnya manajemen distribusi terhadap keberhasilan proses bisnis Dalam manajemen bisnis, manajemen alur kerja dapat terjadi ketika aspek masukan tertentu dan tindakan konversi Mengaktifkan alur kerja. Tujuannya adalah untuk menghasilkan keluaran atau hasil pada setiap tahapan pengelolaan, yang kemudian dapat menjadi masukan bagi tahapan atau hasil akhir selanjutnya. Aspek pemicu ini mungkin mencakup:

Penghasilan

Seluruh informasi, aset, dan sumber daya perusahaan, seperti karyawan, pemasok, calon pelanggan, atau mitra bisnis, diperoleh secara langsung atau melalui berbagai saluran digital (multi-channel atau multi-channel).

Variasi

Merujuk pada strategi atau tindakan bisnis yang dilakukan tim korporat untuk memenuhi setiap tanggung jawabnya dalam mengelola proses kerja yang berurutan atau paralel (tanggung jawab perusahaan). Misalnya, seorang anggota tim pemasaran menyediakan banyak sumber daya untuk melaksanakan kegiatan pemasaran (biaya operasional). Misalnya penerapan strategi pemasaran menggunakan kampanye pemasaran untuk memasarkan produk (product marketing) atau jasa bisnis (service marketing). Untuk memenuhi persyaratan tersebut, perusahaan dengan dukungan tim keuangan menjalankan serangkaian langkah atau alur kerja untuk menyiapkan anggaran pemasaran.

Workflow Management vs Project Management vs Business Process Management (BPM)

Selama ini manajemen alur kerja sering disamakan dengan manajemen proyek atau manajemen proyek. Karena manajemen alur kerja dan manajemen proyek fokus pada pembuatan dan pencatatan tugas serta menentukan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut (manajemen sumber daya). Dengan kata lain, keduanya memiliki persyaratan manajemen (manajemen aset) yang sama untuk menciptakan fungsi, layanan, atau produk baru dan meningkatkan fungsi, layanan, atau produk yang sudah ada.

Definisi, manfaat dan Elemen Kunci Bagi Bisnis Workflow diterapkan untuk meningkatkan pengelolaan (sustainable management) dan pertumbuhan bisnis berkelanjutan (sustainable growth). Meskipun hal ini berbanding terbalik dengan konsep bahwa manajemen proyek terutama dilakukan dalam jangka pendek dan pengendaliannya berakhir setelah proyek selesai. Selain manajemen proyek, konsep manajemen alur kerja juga terkadang digunakan dalam manajemen proses bisnis (BPM).

Meskipun kedua disiplin ilmu tersebut memiliki ruang lingkup yang berbeda secara signifikan. Manajemen alur kerja berfokus pada pengelolaan langkah-langkah untuk menyelesaikan satu tugas. Pada saat yang sama, BPM bertujuan untuk mengendalikan, meningkatkan dan mengoptimalkan proses bisnis dengan merancang dan menerapkan rencana aksi. Dimulai dengan Business Process Discovery, Business Process Mapping, Business Process Modeling dan Business Process Automation.

Manfaat Manajemen Alur Kerja Melalui proses manajemen alur kerja, bisnis dapat:

Membuat dan dokumentasikan semua alur kerja dengan cara yang lebih terstruktur dan konsisten.
Selesaikan tugas atau berkolaborasi dengan anggota tim lainnya.
Mendapatkan visibilitas ke dalam alur tugas dan peran dalam manajemen alur kerja organisasi Anda. Dengan cara ini, para pemimpin bisnis dapat mengidentifikasi hambatan, inefisiensi, atau redundansi dalam proses kerja.
Identifikasi peluang untuk menyederhanakan, mengotomatiskan, dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas alur kerja.
Terakhir, pelaku usaha dapat menghemat tenaga, waktu, dan biaya operasional (operating cost). Menciptakan budaya kerja yang lebih positif dan meningkatkan produktivitas (employee activation) dan kepuasan karyawan dalam menjalankan tugasnya (employee engagement).

Tips Menjalankan Workflow Strategy

Untuk menerapkan manajemen alur kerja dengan sebaik-baiknya, seluruh tim perusahaan harus menerapkan tips berikut:

1. Pemetaan alur kerja

Pertama, manajer operasi perlu memetakan seluruh alur kerja (peta proses), yang mencakup alur kerja yang relatif sederhana. Metode ini dapat membantu perusahaan memvisualisasikan setiap tahapan bisnisnya dan mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan oleh perusahaan (analisis kesenjangan).

2. Identifikasi pemangku kepentingan internal dan eksternal

Setelah memetakan alur kerja, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi semua jenis pemangku kepentingan atau orang-orang yang bertanggung jawab atas tugas tertentu dalam alur kerja (manajemen pemangku kepentingan). Pemangku kepentingan pada dasarnya adalah entitas yang berperan penting dalam pengelolaan keuangan suatu perusahaan. Secara konseptual, stakeholder dibagi menjadi dua kategori, yaitu:

Pemangku kepentingan internal meliputi pemegang saham, karyawan, koordinator proyek, koordinator pembelian, dan pimpinan perusahaan (eksekutif dan direktur). Pemangku kepentingan eksternal, termasuk masyarakat, penjual, pemasok, konsumen, pengusaha, pemberi pinjaman dan regulator industri. Identifikasi semua pemangku kepentingan dan tentukan peran mereka. Tugas spesifik apa yang menjadi tanggung jawab para pemangku kepentingan? Atau ketika pemangku kepentingan perlu menyelesaikan tugasnya? Selain itu, ingatlah untuk mendokumentasikan proses di antara setiap langkah alur kerja. Anda menerima umpan balik dari setiap pemangku kepentingan saat perusahaan mencoba memetakan alur kerja dari langkah sebelumnya.

3. Gunakan sistem manajemen alur kerja.

Bisnis juga dapat mengoptimalkan manajemen alur kerja dengan menggunakan sistem khusus yang dapat mengotomatiskan alur kerja sehingga tugas atau tugas bisnis dapat diselesaikan lebih cepat, mudah, dan konsisten tanpa memerlukan masukan atau intervensi manusia. Tergolong Software as a Service (SaaS), sistem manajemen ini juga berguna untuk:

Meningkatkan skalabilitas bisnis dan pengalaman pengguna. Sederhanakan manajemen bisnis. Mengurangi waktu pemasaran di seluruh siklus hidup bisnis. Mengurangi kemungkinan kesalahan (penerimaan risiko) terkait dengan entri data manual (manajemen risiko). Otomatiskan proses distribusi dan persetujuan dokumen di seluruh organisasi. Menentukan alur komunikasi antara tim produk dan korporat (corporate communication). Dapatkan kendali manajemen yang lebih besar atas cloud, jaringan, sistem operasi, dan interaksi layanan. Memberikan gambaran yang jelas untuk mengonfigurasi, memantau, dan menganalisis kesehatan dan keamanan jaringan perusahaan dengan lebih baik.

Jenis-jenis Workflow Strategy

Bagian terpenting dari alur kerja Anda adalah objek, baik fisik maupun material, yang menjadi fokus pekerjaan Anda, karena alur kerja Anda harus dibangun di sekitar objek tersebut. Alur kerja juga sering kali mencakup langkah-langkah atau tindakan yang harus diselesaikan dalam urutan tertentu dan orang atau tim yang melaksanakannya. Mereka membentuk komponen dasar yang digunakan untuk membuat berbagai jenis alur kerja. Berikut adalah beberapa tipe alur kerja yang umum digunakan.

1. Alur kerja berbasis proses

Alur kerja terjadi ketika serangkaian tugas dapat diprediksi dan diulang, artinya bisnis mengetahui secara pasti jalur mana yang harus diambil sebelum memulai alur kerja. Jenis alur kerja ini dikonfigurasi untuk memproses item dalam jumlah tidak terbatas. Contohnya adalah proses persetujuan tawaran pembelian. Beberapa variasi alur kerja dibuat segera setelah peluncuran, dan Anda dapat memproses sejumlah item dalam satu alur kerja.

2. Alur kerja berbasis kasus

Dalam alur kerja, awalnya Anda tidak mengetahui jalur yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu item. Prospek muncul seiring semakin banyaknya data yang dikumpulkan, karena pada awalnya tidak jelas bagaimana menangani item-item ini, namun hanya setelah penelitian barulah prospek muncul. Seperti alur kerja, alur kerja direktori dapat menangani sejumlah item apa pun, meskipun alur kerja tersebut lebih bergantung pada manusia atau bot cerdas untuk menentukan jalur yang benar.

3. Alur kerja berbasis proyek

Tipe alur kerja berbasis proyek memiliki jalur struktural yang mirip dengan tipe proses namun bisa lebih fleksibel. Anda dapat memprediksi dengan sangat akurat urutan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. Namun, jenis proses proyek ini hanya baik untuk satu produk yang biasanya tidak terulang dalam jangka waktu lama dan tidak memungkinkan untuk mengikuti jalur yang sama.

Manfaat Workflow Strategy

1. Memfasilitasi pembagian kerja

Alur kerja yang baik dan terorganisir tentunya akan membuat pembagian tugas menjadi lebih mudah. Akhirnya semua proses bisa berjalan lancar tanpa hambatan besar. Jika Anda terbiasa, alur kerja akan dimulai secara otomatis, membuat pekerjaan lebih cepat dan nyaman.

2. Dokumen ditangani dengan terampil

Terakhir, pendistribusian dokumen menjadi cepat karena diatur dengan sempurna sesuai alur kerja. Bisnis juga dapat beroperasi lebih efisien.

3. Kemudahan Penerimaan

Ketika alur kerja dikelola dengan baik dan akurat, semua persetujuan pada akhirnya dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja. Penciptaan alur kerja juga sukses. Dalam profesi ini banyak sekali kelebihan yang sangat bermanfaat sehingga Anda bisa menjalankan proses kerja dengan benar. Alur kerja yang terkelola dengan baik juga membawa banyak manfaat.

Manajemen alur kerja adalah disiplin tersendiri dalam manajemen proyek, dan menguasainya sangat penting jika Anda ingin efektif dalam pekerjaan Anda. Jadi alur kerja Anda akan menjelaskan banyak hal, termasuk cara melakukan rollback, menyelesaikan perubahan, atau cara memproses item mentah. Oleh karena itu, perhatikan alur kerja Anda untuk mencapai tujuan dan target bisnis Anda dengan sebaik-baiknya.