Pengertian, Fungsi, dan Manfaat CMS

Ketika sedang browsing tentang langkah-langkah membuat website, Anda mungkin akan menjumpai beberapa pilihan platform, termasuk CMS. Jika Anda belum tahu apa itu CMS, artikel ini akan menjelaskan semuanya.

CMS adalah aplikasi software yang bisa diakses di browser, menyediakan GUI yang memungkinkan user untuk membuat dan mengelola website beserta kontennya tanpa perlu coding. Jadi, bisa dibilang CMS merupakan salah satu tool pembuatan website yang paling mudah.

Dengan CMS, Anda bisa mendesain website cukup dengan mendownload dan mengutak-atik template siap pakai beserta ekstensi yang tersedia.

Apa Itu CMS?

Content Management System (CMS) adalah sebuah aplikasi yang berfungsi untuk mengelola, mengubah, dan mempublikasikan konten web. CMS juga memungkinkan beberapa pengguna sekaligus untuk berkolaborasi dalam mengelola konten web.

Pada umumnya, konten web disimpan dalam sebuah basis data (database) dan dikelola dengan DBMS. Pengelolaan melalui DBMS memerlukan pengetahuan perintah (command) tertentu, sehingga tidak semua orang dapat menggunakannya.

Salah satu peran penting CMS adalah menyajikan data yang sama dengan user interface (UI) berbentuk visual, sehingga lebih mudah digunakan oleh pengguna tanpa perlu pengetahuan teknis.

Berikut ini adalah beberapa peran penting CMS lainnya :

• Mempermudah pembuatan konten.
• Mempermudah penyimpanan dan pengelolaan konten.
• Memungkinkan kolaborasi dan multi-user.
• Memudahkan proses publikasi dan editing konten.

Secara singkat, CMS adalah sebuah program yang ditujukan untuk mempermudah sebagian besar pekerjaan terkait konten web. Adanya CMS juga membantu Anda untuk membuat website sendiri tanpa perlu kemampuan programming atau coding.

Plugin, Tema, dan Ekstensi

Secara default, CMS memungkinkan Anda membuat postingan dan halaman serta mengubah seluruh aspek desain website Anda. Biasanya tersedia juga fitur untuk SEO, fungsi pencarian, keamanan, dan opsi penyesuaian lainnya seperti plugin dan tema.

Ekstensi atau plugin adalah komponen software yang menambahkan fungsi tertentu pada suatu aplikasi atau website. Dengannya, Anda bisa menghadirkan fitur lain yang tidak disertakan secara default, atau mengintegrasikan sistem website dengan layanan pihak ketiga.

Sebagian besar platform CMS memiliki direktori ekstensi atau plugin sendiri. Misalnya, WordPress memiliki ribuan plugin gratis di direktori plugin resminya. Beberapa CMS juga memungkinkan Anda membelinya dari marketplace pihak ketiga, seperti CodeCanyon dan Mojo Marketplace.

Anda bisa mengubah tampilan website melalui CMS dengan menginstall tema, yang menyediakan sejumlah file template untuk menciptakan antarmuka visual yang konsisten tanpa memengaruhi fungsionalitas intinya.

Satu hal yang perlu diingat, biasanya tema hanya cocok untuk niche tertentu dalam hal desain dan fungsinya. Namun, Anda masih bisa mengedit filenya untuk menambahkan atau menghapus beberapa elemen visual dan grafik serta memodifikasi skema warna.

Seperti plugin, tema juga tersedia untuk didownload melalui direktori tema CMS atau marketplace pihak ketiga. Proses penginstalan tema maupun plugin pun relatif mudah.

Sedangkan untuk mengonfigurasi dan memodifikasi plugin atau tema, Anda mungkin harus sudah memiliki skill teknis dasar. Tenang, proses ini umumnya masih lebih mudah daripada harus belajar coding dari nol.

Sistem Manajemen Konten (CMS) Populer

Saat ini ada banyak sekali CMS yang bisa Anda pilih, dan masing-masing menargetkan user yang berbeda-beda. Jadi, cari tahu tujuan Anda lebih dulu agar bisa memilih CMS yang tepat sesuai kebutuhan.

Berikut beberapa sistem manajemen konten terpopuler yang ada di pasaran.

1. WordPress

Hingga saat ini, WordPress adalah CMS yang paling banyak digunakan oleh user di seluruh dunia, menaungi 39,5% website yang ada saat ini. CMS self-hosted gratis ini awalnya hanyalah platform blog publishing dengan tool manajemen konten canggih.

WordPress bisa digunakan untuk segala jenis website, mulai dari toko online hingga website e-learning dan portofolio sederhana.

Ada banyak sekali plugin dan tema WordPress yang sebagian besarnya relatif mudah dikonfigurasi. Oleh karena itu, WordPress menjadi CMS yang sangat fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.

Sebagai platform open-source, WordPress memiliki komunitas yang besar dan banyak forum khusus untuknya. Pemilik website bisa berdiskusi dengan user WordPress lainnya atau mencari tutorial WordPress untuk mendapatkan bantuan.

Tentu saja, semua ini sangat berguna kalau Anda masih pemula karena ada banyak hal yang perlu dipelajari apabila akan menggunakan WordPress.

2. Drupal

Drupal adalah salah satu CMS lainnya yang memiliki cukup banyak user. Bisnis skala besar dan badan pemerintah seperti NASA, Tesla, Sony Music, dan Nokia memilih Drupal sebagai sistem manajemen kontennya.

Drupal menjanjikan kecepatan loading yang baik serta tingkat keamanan yang ketat. Selain itu, Drupal menyediakan module bawaan untuk memaksimalkan fungsi serta tampilan website Anda, memungkinkan integrasi dengan berbagai tool analytics, marketing, dan eCommerce.

Anda memerlukan layanan Drupal hosting dan skill coding dasar untuk membangun website menggunakan Drupal. Platform CMS ini ditujukan bagi para profesional, sehingga mungkin agak membingungkan bagi pemula dibandingkan dengan WordPress.

3. PrestaShop

PrestaShop adalah CMS yang banyak digunakan untuk membuat toko online skala kecil hingga menengah.

Salah satu keunggulan PrestaShop sebagai CMS adalah proses pembelajaran awal yang tidak ribet dan tersedianya akses ke tool e-Commerce yang user-friendly. User yang tidak memiliki latar belakang teknis pun bisa membuat toko online profesional dengan CMS ini.

Selain mudah digunakan, PrestaShop mendukung banyak mata uang dan bahasa, serta menyediakan tool SEO untuk menaikkan ranking website toko online Anda di SERP. Untuk menggunakannya, Anda memerlukan PrestaShop hosting.

Namun, platform ini kurang bisa disesuaikan dengan kebutuhan, khususnya bagi bisnis skala besar. Anda harus membeli module dan template premium untuk mengakomodasi toko online Anda.

4. Magento

Magento adalah platform eCommerce populer untuk toko online skala menengah hingga besar. Beberapa perusahaan seperti Samsung, Nike, dan Ford menggunakan Magento berkat opsi penyesuaian tingkat lanjut dan skalabilitasnya.

Magento hadir dalam dua versi, yaitu versi open-source dan Commerce. Versi open-source tersedia gratis, dan dilengkapi sejumlah fitur seperti penjualan global, pencarian website, dan manajemen katalog.

Untuk mendapatkan fungsi dan dukungan premium, Anda harus membeli Magento versi Commerce, yang harganya disesuaikan dengan kebutuhan Anda sendiri.

5. Joomla

Joomla adalah salah satu sistem manajemen konten open-source terbaik lainnya. Seperti WordPress, Joomla mendukung semua jenis website, baik untuk penggunaan pribadi maupun bisnis.

Salah satu keunggulan Joomla yang paling keren adalah Anda bisa mengelola konten di bagian terpisah, yang akan sangat membantu kalau website Anda memiliki beberapa jenis konten. Fitur revisi Joomla juga memungkinkan Anda memodifikasi file dengan aman.

Namun, Anda harus sudah punya skill teknis dasar untuk menggunakan Joomla sehingga CMS ini lebih cocok bagi developer dan user yang berpengalaman di bidang web developer.

Kalau ingin menggunakan CMS ini, jangan lupa memilih layanan Joomla hosting karena layanan ini menyediakan berbagai tool manajemen hosting yang user-friendly untuk mempermudah pekerjaan Anda.

Manfaat CMS

Secara umum, manfaat CMS adalah memudahkan Anda untuk membuat dan mengelola berbagai jenis website. Namun, masih ada beberapa manfaat website CMS lainnya. Apa saja itu?

1. Membangun website tanpa perlu coding

Proses web development bisa dilakukan tanpa coding. Coding adalah proses menulis kode untuk membangun website. Namun dengan CMS, Anda tidak perlu belajar berbagai bahasa pemrograman untuk coding website.

Tidak hanya itu, Anda juga jadi bisa berhemat karena tidak perlu membayar web developer atau web agency untuk membantu dalam pengelolaan website tersebut.

Meski demikian, CMS juga cocok untuk Anda yang punya keahlian koding tapi tidak ingin membuat website dari nol. Sebab, kebanyakan content management system menawarkan kemudahan kustomisasi pengaturan, seperti mengedit tema dan membuat plugin custom.

2. Memudahkan menata tampilan website dengan tema

Merancang desain website agar tampak menarik tentu bukan hal yang mudah. Meskipun Anda sudah mempraktikkan berbagai tips desain website sekalipun. Namun, tidak demikian jika Anda menggunakan content management system.

CMS adalah menyediakan banyak tema yang bisa Anda pilih untuk mengganti tampilan website secara instan. Beberapa CMS hanya menyediakan sedikit tema bawaan yang bisa digunakan. Akan tetapi, ada juga yang pilihan temanya sampai ribuan.

Menariknya, sebagian besar tema CMS adalah mudah dikustomisasi. Misalnya, Anda bisa mengubah background, warna teks, dan urutan menunya dengan beberapa klik saja.

Yang tidak kalah penting, banyak tema CMS yang bisa digunakan gratis. Namun, Anda juga masih bisa membeli tema berbayar dari marketplace pihak ketiga.

3. Menambah berbagai fungsi dengan plugin

Umumnya, content management system itu siap pakai. Maksudnya, sudah memiliki fitur yang lengkap sebagai cara membuat website gratis secara sederhana. Jadi, Anda langsung dapat membuat halaman dan menentukan tampilannya.

Akan tetapi, ketika ingin menambahkan fungsi khusus untuk website yang lebih kompleks, seperti website bisnis dan kursus online, Anda memerlukan plugin. Plugin adalah software tambahan untuk menambahkan fungsi atau fitur tertentu di website Anda.

Untungnya, langkah untuk menginstall plugin CMS adalah mudah kok.  Umumnya, cukup dengan dua langkah, yaitu instalasi dan aktivasi.

Ragam plugin dari sebuah CMS juga banyak, mulai dari plugin untuk keamanan hingga kecepatan. Beberapa plugin juga memudahkan Anda menambahkan elemen tertentu ke website, misalnya formulir kontak, pop-up, dan social share.

4. Membuat website lebih aman

Jika Anda membuat website dengan cara coding, maka bisa saja terjadi error kalau codingnya tidak benar. Dengan CMS, kendala tersebut tidak terjadi karena setiap kode sudah diuji agar dapat berjalan baik.

Bahkan, jika terjadi error yang membuat website jadi tidak bisa diakses atau mudah diretas, pihak pengembang CMS akan cepat memberikan update. Anda cukup melakukan update melalui menu yang disediakan.

Apabila masih ingin meningkatkan keamanan, Anda tinggal menginstall plugin yang diperlukan.

5. Memudahkan pengelolaan bersama

Layaknya sebuah bisnis, pengelolaan website bisa saja dilakukan oleh banyak orang. Di website toko online, misalnya, bisa saja ada yang bertugas mengurus halaman produk, menulis konten blog, dan lain-lain.

Kalau hak akses ke website tidak diatur dengan baik, bisa saja terjadi kendala yang mengganggu operasional website. Misalnya, ada yang tanpa sengaja mengutak-atik pengaturan website hingga terjadi error.

Mengelola akses website tentu bukan hal yang mudah. Untungnya, content management system menyediakan pengaturan hak akses yang efektif. Saat membuatkan akun untuk anggota tim, Anda tinggal menentukan role atau perannya. Misalnya editor, author, atua contributor.

Dengan begitu, masing-masing orang hanya bisa mengakses website sesuai kewenangannya sehingga lebih teratur.

6. Membuat website ramah mesin pencarian

Tanpa muncul di mesin pencarian, website Anda tidak akan dikenal publik. Hal ini tentunya sebuah kerugian besar, apalagi jika website Anda digunakan untuk berbisnis.

Nah, agar bisa muncul di Google dan mesin pencarian lainnya, website Anda harus SEO-friendly, baik secara teknis maupun dalam kaitannya dengan pengalaman pengunjung saat mengaksesnya.

Kabar baiknya, hampir semua CMS adalah dirancang agar ramah mesin pencarian. Hal ini bisa dilihat dari kode yang rapi, kemudahan untuk menerapkan search engine optimization (SEO), hingga tersedianya berbagai  plugin untuk mendukung SEO.

7. Memudahkan pengelolaan konten

Sesuai namanya, salah satu daya tarik CMS adalah manajemen konten yang baik. Hal tersebut diwujudkan dengan adanya kategori dan tag untuk memilah-milah halaman dan postingan di website.

Jika membuat website dengan coding, kemudahan manajemen seperti itu tidak Anda dapatkan. Anda jadi harus membuat database halaman dan posting sendiri.

Pengelolaan media di CMS adalah juga tidak kalah baik. Ada fitur media library untuk menyimpan dan mengelola gambar-gambar yang Anda upload.

Selain itu, ada juga fitur embed untuk menampilkan media dari media sosial atau platform video di website Anda. Dengan demikian, membuat konten multimedia di CMS adalah sangatlah mudah.

Kelebihan dan Kekurangan CMS

CMS adalah pilihan yang ideal bagi pemilik website. Namun, ada juga beberapa kekurangan untuk menggunakan CMS.

Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan CMS untuk membuat dan mengelola website Anda.

1. Kelebihan

• Mudah digunakan

Dengan CMS, Anda tidak memerlukan skill coding tingkat lanjut. Anda juga bisa mendapatkan dukungan untuk ekstensi dan template apabila memilih opsi premium.

• Biaya yang efisien

Sebagian besar platform CMS tersedia gratis, serta menawarkan ekstensi dan template gratis.

• Mudah disesuaikan dengan kebutuhan

Tersedia ekstensi dan plugin yang bisa diinstall untuk menambahkan fitur baru pada website Anda sesuai kebutuhan. Selain itu, ada banyak opsi yang bisa Anda pilih dari direktori resmi dan website pihak ketiga.

• Manajemen user

Salah satu fungsi CMS adalah menyediakan fitur manajemen user. Misalnya, WordPress memungkinkan Anda mengatur user role dan hak istimewa dalam mengelola website.

• Setup yang mudah

Kebanyakan CMS bisa diinstall secara gratis. Jadi, Anda hanya perlu membeli domain dan paket hosting saja.

• Dokumentasi lengkap

Tersedia banyak dokumentasi online, halaman tanya jawab, deskripsi eksteinsi dan template, tutorial, serta video untuk membantu Anda mulai dari nol.

2. Kelemahan

• Risiko keamanan

Apabila tidak diperbarui secara rutin, ekstensi dan template bisa memicu kerentanan yang bisa dieksploitasi oleh para hacker. Oleh karenanya, hacker cenderung paling banyak menargetkan website yang menggunakan CMS.

• Fitur SEO minimal

Sejumlah platform CMS mungkin menyediakan beberapa tool SEO, tapi website Anda masih memerlukan upaya SEO manual dan ekstensi tambahan untuk mendapatkan ranking tinggi di SERP.

• Fleksibilitas terbatas

Bisa cukup sulit untuk menerapkan fitur tertentu pada beberapa CMS kalau belum memiliki skill teknis atau tanpa menggunakan jasa developer.

Cara Memilih CMS yang Tepat

Ada banyak hal yang harus Anda pertimbangkan saat memilih CMS karena masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri. Sebaiknya pilihlah yang paling sesuai untuk proyek Anda.

Berikut beberapa faktor yang wajib dipertimbangkan saat memilih CMS :

• Jenis website

Untuk membuat toko online, pilih CMS eCommerce, seperti WooCommerce atau Magento. Sementara itu, untuk blog atau bisnis kecil dan sederhana, WordPress bisa menjadi pilihan yang tepat. Namun, kalau ingin membuat website untuk bisnis berskala medium, Anda bisa memilih Drupal.

• Biaya

Untuk mengonlinekan website dengan CMS, Anda perlu membeli domain dan web hosting dulu. Meskipun sebagian besar plugin, ekstensi, dan tema tersedia gratis, Anda harus menyiapkan budget untuk menggunakan versi premiumnya.

• Skalabilitas

Pilih CMS dengan ekstensi dan direktori template yang lengkap agar Anda bisa menemukan opsi yang paling tepat saat membuat website. Jangan lupa, cek persyaratan server yang ditetapkan oleh ekstensi pilihan Anda.

• SEO

CMS pilihan Anda harus mampu mengoptimasi halaman web untuk crawler mesin pencari.

• Pemasaran

Sebaiknya cari CMS yang mampu mengakomodasi email marketing dan social media marketing untuk memaksimalkan upaya SEO Anda.

• Keamanan

Pastikan fitur keamanan bawaan CMS sudah up-to-date dan mampu mengantisipasi semua jenis malware.

Cara Menginstall dan Menggunakan CMS

Ada beberapa hal yang harus Anda lakukan sebelum menginstall dan menggunakan CMS. Pertama-tama, cari layanan web hosting yang menyediakan web server. Web server bertugas untuk menyimpan semua konten, file, dan database yang diperlukan oleh website.

CMS akan terus-menerus terkoneksi dengan server untuk mengupload dan mengunduh file kapan pun Anda menambahkan konten baru atau user mengakses website Anda melalui browser tertentu.

Pastikan juga layanan hosting yang dipilih mendukung CMS yang diinginkan. Sebagai contoh, Anda bisa berlangganan hosting WordPress Indonesia di Hosteko yang memberikan berbagai kemudahan untuk membuat website berbasis WordPress. Atau Anda juga bisa memilih hosting Cloud jika ingin menginstall berbagai CMS lain.

Setelah memilih layanan web hosting yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan Anda, maka langkah selanjutnya adalah membuat dan mendaftarkan nama domain. Domain adalah nama website yang akan diketikkan orang-orang di kolom alamat browser.

Umumnya, domain dibeli secara terpisah dari paket hosting. Namun terkadang, Anda bisa mendapatkan domain gratis, misalnya dengan pembelian hosting Indonesia Premium dan Bisnis di Hosteko.

Selanjutnya, install dan aktifkan CMS melalui cpanel akun hosting Anda. Belakangan ini, banyak provider hosting, termasuk Hostinger, yang menawarkan CMS one-click setup. Secara keseluruhan, proses pemasangan CMS dilakukan secara otomatis dan hanya membutuhkan beberapa menit saja.

Setelah CMS berhasil diinstall dan dijalankan, buatlah website dengan nama domain yang telah didaftarkan, lalu tambahkan konten, kemudian kustomisasi tampilannya.