Kenali Apa itu Project Management: Pengertian, Tugas, beserta Tools Lengkap

Di zaman yang serba canggih saat ini, menjalankan banyak proyek dan berinteraksi dengan banyak orang bukan lagi sebuah hambatan. Tersedia berbagai platfrom yang disebut sebagai Project Management Tools. Platfrom tersebut berfungsi untuk mengatur sebuah proyek agat tercatat dengan baik, mengatur berbagai proyek di waktu yang sama, mengerjakan atau memberikan tugas, dan berkolaborasi dengan banyak orang.

Project Management Tools ini biasanya digunakan untuk melihat perkembangan dan kemajuan proyek yang sedang dikerjakan. Selain itu, tools ini juga sering digunakan tidak hanya untuk proyek biasa, tetapi juga oleh perusahaan dan freelancer untuk berkomunikasi dengan karyawan atau kliennya.

Pengertian Project Management

Project management adalah metode perencanaan dan pengelolaan sumber daya untuk menyelesaikan proyek tertentu dalam suatu perusahaan. Setiap prosesnya memiliki tata cara tersendiri,yaitu inisialisasi, strategi, pelaksanaan, pengawasan, dan pemeliharaan. Project management sendiri sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk menyelesaikan proyek dan permasalahan tertentu.

Peran Project Manager

Project manager adalah orang yang bertanggung jawab atas berhasil tidaknya suatu proyek. Selain itu, project manager juga bertanggung jawab atas anggaran, alat yang digunakan, dan sumber daya yang dibutuhkan.

Tugas dan Tanggung Jawab Project Manager

• Memulai
• Merencanakan
• Melaksanakan
• Mengawasi dan Mengendalikan
• Menutup

Jika diulas lebih detail, tugas dari seorang project manager, yaitu :

• Membuat rencana proyek
• Mengalokasikan unit tugas kepada tim
• Membentuk komunikasi tim yang efektif
• Melakukan kalkulasi anggaran
• Mitigasi masalah dan krisis
• Monitoring perkembangan proyek berdasarkan blueprint
• Membuat report untuk stakeholder

Menurut PMI (Project Management Institute), terdapat 10 aspek yang perlu di perhatikan dalam sebuah project management, diantaranya:

1. Integrasi
2. Procurement
3. Sumber daya manusia
4. Manajemen stakeholder
5. Komunikasi
6. Waktu
7. Biaya
8. Kualitas
9. Manajemen risiko
10. Ruang lingkup proyek

Project Management Professional (PMP)

Project Management Professional (PMP) adalah sertifikat yang dapat kamu terima setelah menyelesaikan pelatihan yang dibuat oleh Project Management Institute (PMI). Sertifikat ini pertama kali dirilis pada tahun 1984. Untuk mendapatkan sertifikat ini, kamu harus memiliki pengalaman minimal 3 tahun dalam bidang manajemen proyek.

Rekomendasi Project Management Tools

ProofHub

ProofHub adalah alat manajemen proyek dan kolaborasi tim yang tepercaya karena sangat mudah digunakan dan siapa pun dapat menggunakannya. Lebih dari 85.000 pengguna di seluruh dunia mempercayai project management tools ini.

ProofHub memiliki beragam fitur canggih dalam satu aplikasi yang tersedia untuk semua pengguna sehingga memungkinkan kamu untuk mengelola semua aspek pekerjaan dari satu tempat. Baik itu pengelolaan waktu, pengelolaan tugas, pelaporan, pemeriksaan online, atau percakapan grup. Selain itu, ProofHub memberikan pengguna kendali penuh atas tim dan proyek dengan cara yang paling efisien.

Keunggulan ProofHub yang memiliki tampilan antarmuka yang ramah pengguna, dukungan pelanggan yang sangat baik, dan paket harga tetap, menjadikan ProofHub alat manajemen proyek yang ideal untuk tim di kantor ataupun work from home. Selain itu, versi aplikasi mobile-nya memudahkan pengguna untuk mengakses dan berkolaborasi dalam tugas dan proyek dari berbagai lokasi dan perangkat.

Project.co

Project.co adalah project management tool yang menghubungkan tim kamu dan pelanggan dalam satu tempat. Semua pekerjaan dapat dikelola dalam project.co. Misalnya, mengelola feed diskusi, catatan, tugas, tim, dan pembayaran. Kamu juga bisa merekam durasi waktu yang dibutuhkan setiap proyek.

Selain itu, Project.co juga memiliki kalender, perencana janji temu, dan Kanban View yang memberikan tampilan ideal saat melakukan pekerjaan. Project.co bisa digunakan untuk 5 proyek aktif dan 5 internal user secara gratis.

Toggl Plan

Toggle Plan adalah project management tool yang efektif untuk tugas-tugas yang pemrosesannya otomatis dengan tampilan visual yang komplit. Jika kamu atau tim sering berkolaborasi dengan departemen atau departemen lain dalam suatu proyek maka Toggl Plan adalah project management tool yang tepat untuk kamu. Selain itu, Toggl Plan dapat digunakan secara gratis untuk proyek tanpa batas selama tim kamu terdiri dari 5 orang.

Teamwork

Teamwork adalah project management software dan platform kolaborasi yang membantu kamu untuk bekerja sama dengan tim dari jarak jauh dengan tetap terorganisir dan produktif. Masing-masing project mengizinkan kamu untuk mengunggah file, menyelesaikan tugas dan menetapkan tenggat waktu, serta mengobrol dengan anggota tim lainnya. Teamwork dapat digunakan secara gratis, tetapi dibatasi hanya untuk dua proyek dan lima anggota tim.

Freedcamp

Project Management Tools berikutnya adalah Freedcamp. Project Management Tools ini dirancang khusus untuk penggunaan pribadi dan profesional. Setiap proyek di Freedcamp memiliki tugas tersendiri, yaitu pengingat, file, diskusi, waktu, bilah progress, dan kalender.

Dasbor pada aplikasi ini menunjukkan apa yang sedang tim kerjakan, seperti aktivitas, proyek, dan tugas. Penggunaan aplikasi ini gratis selamanya, namun jika kamu ingin mendapatkan fitur tambahan, kamu bisa menggunakannya dengan berlangganan.

Asana

Asana adalah project management tools yang sangat populer dan digunakan oleh jutaan orang di 192 negara. Selain tampilannya yang bersih dan mudah digunakan, Asana juga menawarkan fitur yang sangat berguna dan cukup lrngkap. Misalnya, kamu dapat membuat papan proyek untuk memvisualisasikan tahapannya, membuat laporan, melacak tugas, dan bahkan memantau tugas mana yang belum selesai. Untuk pengguna gratis, kamu akan mendapatkan project tanpa batas dengan tim beranggotakan 15 orang. Untuk fitur tambahannya, kamu mendapatkannya dengan menjadi pengguna berbayar.

Wrike

Wrike adalah salah satu project management tools terbaik untuk tim yang ingin menyesuaikan alur kerja mereka sendiri. Selain itu, Wrike memungkinkan kamu mengedit dan merevisi proyek, membuat layer kalender, dan dapat diakses di perangkat mobile. Kamu juga dapat menambahkan komentar pada video dan dokumen. Wrike dapat digunakan secara gratis untuk maksimal 5 anggota tim dan berbayar jika lebih dari 5 anggota.

Paymo

Jika kamu sering bekerja sendiri, cobalah Paymo versi gratis. Platform ini dirancang untuk proyek kecil dan freelancer. Paymo menawarkanfitur tracking billable hours dan invoice. Paymo juga menawarkan fitur tracking finansial untuk mengatur jadwal proyek, membuat daftar tugas, dan menjalankan beberapa proyek secara bersamaan.

Todoist

Todoist adalah aplikasi sederhana, namun cukup powerfull untuk membuat daftar tugas kamu lebih interaktif. Todoist memungkinkan kamu memprioritaskan tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu, berkolaborasi dengan tim, membuat pengingat, dan masih banyak lagi. Setiap item di Todoist juga dapat dikategorikan ke dalam proyek berbeda sehingga lebih mudah dan mudah dipahami. Todoist memiliki versi gratis, tetapi Anda dapat berlangganan untuk mendapatkan fitur tambahan.

Trello

Project Management Tools yang terakhir adalah Trello. Trello merupakan aplikasi manajemen proyek yang cukup populer dan banyak digunakan saat ini. Kamu dapat dengan mudah mengganti metode lama seperti membuat post-it / catatan tempel dengan Trello. Trello menggunakan fitur drag-and-drop untuk mengatur alur kerja kamu hingga selesai dengan mudah.

Selain itu, Trello juga memiliki fitur lain, seperti memberi nama pada card, mengatur warna, memberi label, mengatur tenggat waktu, melampirkan file, dan mengunggah dokumen yang diperlukan. Trello bisa digunakan secara gratis dan tidak ada batasan untuk personal board, cards, dan list, dengan maksimal 10 tim boards. Di sisi lain, kamu dapat menggunakan versi berbayar untuk mendapatkan fitur tambahan.

Nah, itulah beberapa hal tentang Project Management. Semoga bermanfaat!