Komponen Penting Dalam Signature digital E-Mail [+Cara Membuatnya]

Kemajuan teknologi dan segala hal yang digital telah menghadirkan kenyamanan di hampir semua bagian kehidupan. Saat ini, ketika Anda menerima barang dari e-commerce, pengiriman paket yang diterima perlu diverifikasi oleh penerima. Proses verifikasi telah mengalami perubahan demi menjaga keamanan, di mana kurir akan meminta Anda untuk berfoto dengan barang yang diterima serta memberikan tanda tangan.

Semua ini dilakukan melalui perangkat pintar seperti smartphone atau tablet yang terhubung langsung dengan pihak terkait, seperti perusahaan pengiriman dan pusat layanan e-commerce. Dengan demikian, kedua belah pihak dapat secara langsung memverifikasi bahwa barang yang mereka kirimkan telah diterima dengan aman oleh pembeli.

Selain itu, tanda tangan digital juga digunakan secara luas dalam banyak kontrak kerja online. Kini, kita tidak memerlukan lagi kertas dan pena, serta jarak yang jauh tidak lagi menjadi kendala. Tanda tangan atau signature dapat dilakukan menggunakan aplikasi, bahkan penyedia layanan email gratis seperti Gmail, Yahoo Mail, dan Outlook juga menyediakan fasilitas ini tanpa biaya tambahan.

Pentingnya sebuah tanda tangan (Signature) online atau digital

Tanda tangan berfungsi sebagai metode kedua untuk mengesahkan dan menyetujui suatu perjanjian atau transaksi antara lebih dari satu pihak. Alternatif lainnya adalah menggunakan cap jari atau segel. Namun, tanda tangan lebih banyak dipilih karena lebih praktis dan memungkinkan setiap individu untuk mencantumkan nama mereka dalam tanda tangan tersebut.

Dengan cara ini, Anda dapat memastikan keabsahan kontrak Anda dengan klien atau hubungan kerja Anda. Semua tautan dapat diatur secara otomatis untuk menambahkan tanda tangan Anda pada dokumen penting, dan Anda juga bisa menyertakan informasi lengkap seperti nama, alamat resmi, email, dan situs web.

Komponen dan elemen yang harus ada pada tanda tangan (Signature) digital

Tentunya sebelum menambahkan tanda tangan (signature) secara digital, terdapat beberapa komponen dan elemen yang perlu disiapkan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan dari tanda tangan tersebut. Berikut adalah semua yang perlu Anda siapkan untuk meningkatkan kredibilitas kontrak bisnis:

1. Nama lengkap pengirim dari kontrak atau perjanjian secara online.
2. Nama perusahaan beserta jabatan, yang juga akan membantu para pengusaha dan profesional dalam menambahkan identitas dan kesan yang terpercaya.
3. Alamat resmi kantor yang akurat.
4. Nomor telepone, nomor ponsel dan akun media sosial yang bisa menyediakan jalur komunikasi alternatif.
5. Alamat situs web yang dapat membantu Anda dan perusahaan dalam memberikan informasi serta memberi tahu pihak lain bahwa Anda beroperasi dibidang tertentu.
6. Logo yang berfungsi sebagai simbol dan identitas Anda serta perusahaan.

Cara membuat tanda tangan (Signature) online di Gmail.

Berikut adalah dua cara untuk membuat tanda tangan (signature) dalam email bagi pengguna Google Mail (Email) yang bisa Anda terapkan.

1. Menambahkan dan membuat tanda tangan dasar

• Buka akun Gmail Anda yang ingin Anda jadikan sebagai acuan untuk membuat tanda tangan (signature).
• Gulir menu pengaturan yang berupa ikon roda gigi di sudut kanan atas tab email Anda klik pengaturan.
• Gulir ke bawah menu Settings hingga Anda menemukan opsi menu Signature, yang disertai dengan kotak teks dan menu- menu dengan format drop-down dan alamat email Anda sendiri.
• Masukan tanda tangan Anda ke dalam kolom kotak signature dengan menggunakan piranti format teks untuk dapat memberi tampilan khusus dan berciri khas pada tanda tangan online Anda. Pastikan tanda tangan Anda mudah dibaca dan tidak terlalu berlebihan.
• Jika ada elemen yang ingin Anda masukkan, Anda dapat menambahkan tautan terkait dengan memanfaatkan fitur klik pada tombol tautan di kotak teks tanda tangan yang ber-ikon rantai.
• Apabila Anda memiliki lebih dari satu alamat email di Gmail, Anda juga dapat menambahkan tanda tangan yang sama pada akun-akun yang berbeda tersebut. Klik menu gulir yang ada di kotak teks tanda tangan untuk memilih alamat email mana yang ingin Anda tambahkan tanda tangan.
• Centang kotak dibawah kotak teks tanda tangan agar tanda tangan Anda muncul sebelum kutipan balasan, sebab jika tidak dicentang makan tanda tangan hanya akan ditampilkan dibawah pesan dibawah kutipan  “__” pesan.

2. Menambahkan gambar atau logo ke dalam tanda tangan email di Gmail

• Gambar atau logo yang dapat digunakan hanya boleh dalam format JPEG atau PNG.
• Klik ikon roda gigi di sudut kanan atas halaman email Anda dan pilih menu settings.
• Gulir ke bawah semua menu sampai Anda menemukan opsi Tanda Tangan (signature).
• Pada kotak teks Tanda Tangan yang memperlihatkan pilihan menu, klik Tambah Gambar yang memiliki ikon foto gunung di antara ikon tautan dan ikon Penjajaran.
• Setelah Anda mengklik ikon untuk menambah gambar tersebut, sebuah halaman atau jendela baru akan terbuka yang memberikan Anda tiga pilihan untuk mengunduh.
• Pilihan pertama adalah mengambil gambar atau logo dari My Drive, Unggah yang dapat mengambil dari berkas di perangkat Anda, dan Alamat Web (URL) jika Anda mengunduhnya dari internet.
• Sesuaikan opsi yang Anda perlukan dari tiga metode tersebut, lalu klik gambar atau logo yang ingin Anda gunakan.
• Klik Pilih untuk mengunggah gambar atau logo yang telah dipilih.
• Anda juga bisa menambahkan teks pada tanda tangan atau menyertakan tautan ke situs web Anda.
• Tentukan pula ukuran gambar atau logo yang ingin Anda gunakan.
• Gulir ke bawah halaman dan klik Simpan.

Kesimpulan

Mengintegrasikan tanda tangan digital ke dalam email dapat menguatkan nuansa formal dan menimbulkan citra positif bagi semua pihak yang berkomunikasi. Namun, saat menambahkan tanda tangan, penting untuk mempertimbangkan dan menyertakan elemen-elemen seperti nama lengkap, gelar, nama perusahaan, alamat situs web, nomor telepon, dan logo.

Tanda tangan yang efektif harus mudah dimengerti dan terlihat jelas. Oleh karena itu, sebaiknya hindari desain yang terlalu rumit dengan elemen-elemen yang tidak relevan, bentuk abstrak, atau lengkungan yang ekstrem. Lebih dari itu, tanda tangan yang Anda buat di Gmail seharusnya menyerupai tanda tangan asli Anda yang tertera di KTP.

Jangan melakukan perubahan drastis pada tanda tangan Anda, terutama jika perubahan tersebut mencolok, karena hal ini dapat menyulitkan jika perlu dilakukan pencocokan dokumen dengan tanda tangan yang berbeda. Pastikan untuk selalu mencantumkan informasi yang akurat dan relevan bersama logo perusahaan Anda agar kontrak atau perjanjian terlihat lebih profesional.