Panduan Lengkap Cara Tepat Membuat Nota dan Contohnya

Nota merupakan salah satu bukti transaksi yang paling umum digunakan dalam kegiatan jual beli. Melalui nota, seseorang dapat dengan mudah memeriksa kembali rincian barang, jumlah, serta nominal pembayaran dari transaksi yang telah dilakukan. Dalam dunia bisnis, pembuatan nota memiliki peranan penting karena berfungsi sebagai bukti resmi atas jumlah uang yang harus dibayarkan.

Biasanya, nota diberikan oleh penjual kepada pembeli, baik secara langsung di toko maupun melalui transaksi online. Dengan adanya nota, proses transaksi dapat diselesaikan secara cepat tanpa harus menunggu jatuh tempo. Beberapa informasi yang umumnya tercantum di dalam nota meliputi tanggal penerbitan, identitas toko, daftar produk, jumlah pembelian, serta total harga yang harus dibayar.

Sebagai penguat keabsahan transaksi, nota juga dapat ditandatangani oleh pihak terkait sebagai bukti sah dan legal bagi kedua belah pihak. Selain itu, nota juga berguna sebagai catatan keuangan yang memudahkan pelacakan transaksi di kemudian hari. Untuk memahami lebih lanjut, berikut penjelasan mengenai pengertian nota secara lengkap.

Pengertian Nota Penjualan

Nota penjualan adalah bukti tertulis dari transaksi pembelian yang dibuat dalam bentuk nota resmi. Umumnya, pihak penjual membuat dua rangkap nota untuk setiap transaksi — satu diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembayaran, dan satu lagi disimpan oleh penjual sebagai arsip pembukuan.

Pada dasarnya, nota digunakan sebagai bukti penjualan tunai, namun dalam praktiknya, nota juga dapat berfungsi sebagai bukti transaksi kredit. Oleh karena itu, dalam pembuatan nota, perlu dicantumkan informasi yang jelas agar dapat membedakan apakah transaksi dilakukan secara tunai atau kredit. Berdasarkan hal tersebut, nota penjualan dibedakan menjadi dua jenis utama, yaitu:

• Nota Debet
  Digunakan sebagai bukti pengembalian barang yang telah dibeli karena alasan tertentu, seperti salah kirim, ketidaksesuaian, atau kerusakan. Nota ini biasanya dikirim bersamaan dengan barang yang dikembalikan oleh pembeli.
• Nota Kredit
  Merupakan bukti penerimaan transaksi penjualan secara kredit. Selain itu, perusahaan juga dapat menggunakan nota kredit untuk mencatat pengurangan harga akibat barang yang rusak atau tidak sesuai pesanan.

Secara umum, nota memiliki fungsi penting bagi penjual, tidak hanya sebagai bukti transaksi, tetapi juga sebagai alat pendukung dalam pengelolaan keuangan dan administrasi bisnis.

Berbagai Fungsi Nota Penjualan

Secara umum, nota penjualan memiliki peranan penting dalam kegiatan bisnis, terutama bagi pihak penjual. Nota tidak hanya menjadi bukti transaksi, tetapi juga berfungsi sebagai acuan administrasi dan keuangan yang membantu menjaga transparansi serta keakuratan data penjualan. Berikut beberapa fungsi utama nota penjualan:

• Sebagai Acuan Pengecekan Ulang
  Nota digunakan untuk mencocokkan kembali antara barang yang tercantum dengan kondisi barang yang sebenarnya. Karena itu, setiap nota sebaiknya disimpan sebagai arsip pembukuan usaha.
• Sebagai Bukti Transaksi yang Sah
  Nota berfungsi sebagai bukti resmi bahwa transaksi telah terjadi dan pembayaran telah dilakukan. Jika terjadi sengketa atau kecurangan, nota dapat dijadikan bukti valid, terutama bila disertai tanda tangan dan stempel resmi.
• Sebagai Faktur yang Lengkap
  Nota memuat berbagai informasi penting seperti nama barang, kode, jumlah, harga, dan total pembayaran. Data ini membantu penjual dan pembeli memastikan rincian pesanan dengan tepat.
• Sebagai Dasar Pembukuan Keuangan
  Nota menjadi dasar dalam penyusunan laporan keuangan. Dengan mencatat seluruh nota penjualan, penjual dapat mengetahui jumlah transaksi dalam periode tertentu dengan lebih akurat dan teratur.
• Sebagai Catatan Barang Masuk dan Keluar
  Melalui keterangan dalam nota, penjual dapat memantau pergerakan stok barang — mana yang sudah terjual dan mana yang masih tersedia.
• Sebagai Petunjuk Rincian Harga yang Jelas
  Nota memuat rincian harga yang detail sehingga kesalahan perhitungan dapat diminimalisir. Informasi harga juga berfungsi sebagai bukti apabila terjadi perselisihan di kemudian hari.
• Sebagai Pengingat Piutang Pelanggan
  Untuk transaksi kredit, nota kredit berperan sebagai pengingat bagi penjual dalam melakukan penagihan kepada pelanggan sesuai kesepakatan pembayaran.

Berdasarkan berbagai fungsi tersebut, dapat disimpulkan bahwa nota penjualan memiliki nilai penting dalam kelancaran administrasi dan keuangan bisnis. Oleh karena itu, setiap pelaku usaha perlu memahami cara membuat nota dengan baik dan benar, yang akan dijelaskan pada langkah-langkah berikutnya.

Cara Membuat Nota Penjualan yang Baik dan Benar Beserta Contohnya

Membuat nota penjualan dapat dilakukan secara manual maupun digital tergantung kebutuhan dan skala usaha. Bagi usaha kecil, nota manual bisa dibuat langsung di buku nota dengan menuliskan data transaksi seperti nama barang, kode barang, jumlah, harga, dan total. Namun, agar lebih rapi dan profesional, penggunaan Microsoft Excel menjadi pilihan yang lebih praktis dan efisien.

Berikut langkah-langkah membuat nota penjualan menggunakan Microsoft Excel:

1. Buka Microsoft Excel dan buat kolom dengan judul:
   • Kolom A: Nomor
   • Kolom B: Kode Barang
   • Kolom C: Nama Barang
   • Kolom D: Jumlah Barang
   • Kolom E: Harga Satuan
   • Kolom F: Jumlah Harga
2. Isi tabel sesuai dengan data penjualan, seperti nama dan jumlah barang yang dibeli pelanggan.
3. Untuk menghitung total harga otomatis, gunakan rumus perkalian pada kolom F, yaitu:

   =D2*E2
   

   Lalu tekan Enter, dan salin rumus ke baris berikutnya.

4. Untuk menjumlahkan total seluruh transaksi, gunakan rumus:

   =SUM(F2:F4)
   

   (Sesuaikan dengan jumlah baris data Anda).

5. Tambahkan informasi penting seperti nama toko, tanggal transaksi, dan tanda tangan untuk memperjelas keabsahan nota.

Dengan langkah-langkah sederhana tersebut, Anda dapat membuat nota penjualan yang lebih rapi, terstruktur, dan profesional. Nota digital juga mudah disimpan sebagai arsip dan dicetak kapan pun dibutuhkan.

Contoh Nota Penjualan

Di bawah ini merupakan contoh nota penjualan yang bisa Anda jadikan pedoman dalam cara membuat nota :

Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa nota penjualan memiliki peran penting dalam setiap kegiatan transaksi, baik secara manual maupun digital. Selain sebagai bukti pembayaran yang sah, nota juga berfungsi untuk membantu proses pencatatan keuangan, pengelolaan stok barang, hingga pengingat piutang pelanggan. Dengan memahami cara membuat nota yang baik dan benar, terutama menggunakan alat bantu seperti Microsoft Excel, pelaku usaha dapat meningkatkan profesionalitas sekaligus menjaga keakuratan data keuangan bisnisnya.