Dalam catatan sebuah perusahaan tersimpan beragam jenis surat, termasuk surat pemberitahuan, surat pengantar, surat rekomendasi, surat izin, surat kuasa, surat jalan, dan masih banyak surat lainnya. Salah satu jenis surat yang sering tidak dikenal oleh banyak orang adalah surat jalan. Surat ini umumnya digunakan oleh pabrik atau perusahaan sebagai dokumen administratif yang wajib diselesaikan ketika mengirimkan barang. Surat ini biasanya dibawa oleh sopir atau pengirim barang dari pabrik dan dilengkapi dengan tanda tangan pihak yang berwenang dalam proses pengiriman tersebut.

Surat jalan disusun ketika berbagai pihak seperti perusahaan, lembaga, dan institusi dengan kepentingan dalam transaksi jual beli, serta dokumen resmi lainnya seperti surat perizinan, terlibat. Penting untuk memperhatikan dengan cermat aturan penulisannya agar surat jalan dapat dimengerti oleh penerima, sehingga instruksi di dalam surat bisa dilaksanakan dengan baik. Jika surat itu disusun dengan cara yang tidak sesuai dan sulit dipahami oleh penerima, ada kemungkinan Anda tidak akan dipercaya sebagai pengirim barang.

Bagi sebuah perusahaan atau gudang ekspedisi, sangat krusial untuk menyusun surat jalan sebagai bagian dari arsip yang diperlukan. Masih ada banyak orang yang belum sepenuhnya memahami struktur, contoh, dan cara penulisan yang benar dari surat jalan ini. Umumnya surat jalan mencakup informasi mengenai barang yang dikirim, seperti nama barang, jumlah, keterangan, serta kualitas barang tersebut. Dengan adanya surat jalan, Anda akan merasa lebih tenang jika sewaktu-waktu terjadi pemeriksaan.

Pengertian Surat Jalan

Surat jalan adalah dokumen krusial yang wajib digunakan oleh individu atau pihak yang melakukan pengiriman barang, termasuk perorangan, toko, serta perusahaan. Dokumen ini biasanya dibawa oleh sopir dari lokasi muat (pabrik pengirim) menuju lokasi bongkar (pabrik atau gudang penerima). Surat jalan untuk pengiriman ini harus disiapkan oleh pihak ekspedisi (vendor), yang bertanggung jawab untuk mengantarkan barang kepada konsumen, agar sampai di alamat yang dituju.

Umumnya, informasi di dalam surat jalan mencakup nama perusahaan yang mengeluarkan surat jalan, nama pelanggan, nomor surat jalan, nama barang yang dikirim, jumlah barang, volume barang, serta harga barang tersebut. Sebuah surat jalan biasanya terdiri dari tiga atau empat lembar kertas yang masing-masing berwarna putih, merah, kuning, dan hijau.

1. Lembar pertama yang berwarna putih berfungsi sebagai tamda terima barang kepada pembeli dan di akhir bulan akan digunakan untuk penagihan kepada pembeli.
2. Lembar kedua yang berwarna merah diberikan kepada pelanggan sebagai tanda bukti pemesanan barang.
3. Lembar ketiga yang berwarna kuning
4. Lembar keempat yang berwarna hijau digunakan sebagai dokumen arsip perusahaan, baik untuk karyawan maupun untuk atasan.

Fungsi dan Kegunaan Surat Jalan

Ada beberapa kegunaan penting dari surat jalan yang perlu Anda pahami. Setelah mengetahui manfaat surat jalan ini, Anda tentu saja tidak akan mengabaikan proses pembuatannya. Berikut adalah tujuh fungsi surat jalan yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Memberikan penjelasan serta rincian tentang barang yang akan dikirim.
2. Sebagai sarana formal atau informasi resmi dari pihak tertentu.
3. Untuk mempermudah proses administratif di area tertentu, misalnya saat pemeriksaan oleh petugas keamanan atau aparat kepolisian.
4. Sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
5. Sebagai dokumen yang dipakai oleh pihak keuangan atau bendahara dari vendor guna mendokumentasikan semua pengiriman yang telah diselesaikan.
6. Lembar pertama berfungsi sebagai bukti sah transaksi, yang menunjukkan bahwa barang telah diterima oleh penerima, dan lembar pertama ini akan dimasukkan dalam catatan di bagian akuntansi.
7. Lembar kedua diberikan kepada penerima barang atau konsumen.
   Sedangkan lembar terakhir akan disimpan sebagai arsip oleh perusahaan yang mengeluarkannya.

Jenis-Jenis Surat Jalan

Sebenarnya, ada berbagai tipe surat jalan yang bervariasi, bukan hanya satu. Tipe-tipe tersebut disusun sesuai kebutuhan masing-masing institusi atau perusahaan. Terdapat sekitar delapan jenis surat jalan yang patut Anda ketahui. Rincian tentang delapan jenis tersebut akan dijelaskan di bawah ini :

• Surat Jalan Pengiriman Barang

Seperti namanya, surat jalan ini dibuat untuk menyajikan rincian barang sesuai dengan yang dipesan. Jelas bahwa surat jalan untuk pengiriman barang ini mengikuti format yang khusus digunakan dalam transaksi jual beli. Umumnya, dokumen ini penting bagi lembaga seperti perusahaan untuk arsip.

• Surat Jalan Kendaraan Kepolisian

Beberapa kategori surat jalan yang diterbitkan oleh pihak kepolisian berstatus berbayar, tergantung pada tujuan pembuatan surat dan potensi risiko yang melibatkan pengirim dan penerima. Surat ini mengikuti format resmi yang sama seperti surat izin.

• Surat Jalan Dinas

Surat jalan ini biasanya digunakan oleh individu atau kelompok yang memiliki kepentingan kedinasan, comtohnya : tugas dinas, surat izin, dan lainnya. Surat ini umumnya disusun secara formal dengan struktur dan bahasa baku, serta mencantumkan identitas penulis dan penerima secara jelas.

• Surat Jalan Penjualan Barang Kredit

Ada dua variasi surat jalan ini, yaitu untuk penjualan barang tunai dan untuk penjualan barang secara kredit. Jenis surat ini dikeluarkan dalam transaksi jual beli yang menggunakan sistem pembayaran kredit.

Penulisan surat ini berdasarkan surat pemesanan yang bertujuan untuk menjadi bukti pengeluaran barang. Pada surat ini, jumlah barang yang tercantum tidak dapat diubah dan harus sesuai dengan jumlah yang tertera dalam surat pemesanan.

• Surat Jalan Penjualan Barang Tunai

Berikut ini merupakan kebalikan dari surat jalan penjualan barang secara kredit, yaitu surat jalan penjualan barang tunai. Sesuai dengan namanya, surat ini dirancang khusus untuk mengarsipkan bukti-bukti dari transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai, dan tidak berlandaskan pada kinerja dari pesanan penjualan.

• Surat Jalan Drop Canvasser

Dokumen surat jalan drop canvasser ini disusun dengan tujuan untuk mengonfirmasi riwayat pengeluaran barang dari stok Gudang menuju Kanvaser. Dalam dokumen ini, kuantitas barang ditentukan secara khusus oleh departemen pengelola gudang berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini umumnya disesuaikan dengan jadwal pelaksanaan tugas operasional untuk staf yang mengelola gudang.

• Surat Jalan Titipan Barang

Dalam menitipkan barang, keamanan adalah hal yang mutlak perlu diperhatikan, bahkan disertai dokumen pendukung yang berfungsi sebagai bukti resmi jika diperlukan. Untuk memastikan bahwa barang tipan terlindungi, maka diperlukan pembuatan surat jalan penitipan barang. Surat ini biasanya disusun oleh pihak manajemen, yang kemudian wewenangnya diberikan kepada staf yang bertanggung jawab di bagian gudang.

• Surat Jalan Retur Pembelian

Dokumen surat jalan berikutnya berkaitan dengan berkas retur pembelian. Seperti yang terlihat dari namanya, format surat ini disusun berdasarkan transaksi yang ditulis oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap pembelian barang. Kuantitas barang yang tercantum di sini tidak dapat mengalami perubahan, karena sesuai dengan jumlah yang telah dicantumkan pada retur pembelian sebelumnya.

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, wawasan Anda mengenai surat jalan tentu telah diperluas, terutama untuk aspek-aspek yang sebelumnya belum Anda ketahui. Betapa esensialnya surat jalan bagi perusahaan yang bergerak dalam pengiriman dan penerimaan barang. Dengan adanya surat jalan, barang yang diterima dan dikirim akan lebih terjamin keamanannya dan tidak dianggap barang ilegal. Terdapat berbagai tipe surat jalan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Beberapa elemen penting yang harus ada dalam surat jalan termasuk Kop surat yang sesuai dengan perusahaan terkait, nomor surat serta nomor pesanan, informasi rinci mengenai jumlah barang yang akan dikirim, deskripsi atau spesifikasi barang secara detail, identitas penerima yang harus dinyatakan secara lengkap, serta adanya kolom untuk tanda tangan dari pihak penerima dan pengirim surat.