Istilah metadata mungkin ada yang sudah familiar dengan istilah tersebut,namun ada juga yang belum tahu arti dari metadata.Sebenarnya, metadata bukanlah hal yang baru atau konsep baru.Namun istilah baru yang konsepnya diadopsi dari sistem katalog buku perpustakaan pada zaman dulu.Metadata sudah banyak diimplementasikan dalam berbagai bidang kehidupan salah satunya digunakan dalam bentuk multimedia menggunakan teknologi digital.

Pada artikel kali ini kita akan membahas metadata.Tema metadata sangat luas,karena,ada berbagai aspek yang dapat diangkat.Namun,untuk artikel ini,kami akan membahas aspek-aspek tersebut meliputi : Definisi dari metadata,fungsiserta jenis-jenisnya.Berikut langsung kita bahas mengenai pengertiannya terlebih dahulu.

Pengertian Metadata

Merupakan informasi terstruktur yang mendeskripsikan,menjelaskan,menemukan atau menjadikan suatu informasi mudah untuk ditemukan kembali,digunakan atau dikelola.Metadata sering disebut sebagai data tentang data atau informasi tentang informasi.Metadata mengandung informasi mengenai isi dari suatu data yang dipakai untuk keperluan manajemen file atau data itu nantinya dalam suatu basis data.Jika data dalam bentuk teks,metadatanya biasanya berupa keterangan mengenai nama ruas (field),panjang field dan tipe fieldnya : integer, character, date.Untuk jenis data gambar (image),metadata mengandung informasi mengenai siapa pemotretnya,kapan pemotretannya dan setting kamera pada saat dilakukan pemotretan.Satu lagi untuk jenis data berupa kumpulan file,metadatanya yakni nama-nama file,tipe file dan nama pengelola (administrator) dari file-file tersebut.

Perkembangan Metadata

Pada dasarnya,Metadata memiliki berbagai tujuan,yang membantu pengguna menemukan informasi relevan dan menemukan sumber daya.Metadata juga membantu mengatur sumber daya elektronik,memberikan identifikasi digital, dan mengarsipkan serta melestarikan sumber daya.Metadata memungkinkan pengguna mengakses sumber daya melalui “memungkinkan sumber daya ditemukan dengan kriteria relevan,mengidentifikasi sumber daya,menyatukan sumber daya serupa,membedakan sumber daya berbeda dan memberikan informasi lokasi.”Metadata kegiatan telekomunikasi termasuk trafik internet sangat banyak dikumpulkan berbagai organisasi pemerintah nasional.Data ini digunakan untuk keperluan analisis lalu lintas serta dapat digunakan untuk pengawasan massal.

Metadata secara tradisional digunakan dalam katalog kartu dari perpustakaan sampai tahun 1980-an,ketika perpustakaan dikonversi data katalog mereka ke database digital.Pada tahun 2000-an, ketika data dan informasii disimpan secara digital, data digital ini dijelaskan dengan menggunakan standar metadata.Deskripsi pertama “metadata” untuk sistem komputer dicatat oleh pakar Pusat Studi Internasional MIT David Griffel dan Stuart McIntosh pada tahun 1967.

Standar Metadata unik tersedia untuk berbagai disiplin ilmu ( misal : koleksi museum,file audio digital,situs web dan lainnya.).Menjelaskan isi dan konteks data atau file data meningkatkan kegunaan.Misal : halaman web dapat menyertakan metadata yang menentukan bahasa perangkat lunak yang digunakan untuk halaman tersebut (misal : HTML),alat apa yang digunakan untuk membuatnya,topik tentang halaman tersebut dan di mana menemukan informasi lebih lanjut tentang subjek tersebut.Metadata secara otomatis dapat meningkatkan pengalaman pembaca dan memudahkan pengguna untuk menemukan halaman web secara online.Sebuah CD dapat mencakup metadata yang memberikan informasi tentang musisi, penyanyi dan penulis lagu yang karyanya muncul di disk.Pada beberapa negara,organisasi pemerintah secara rutin menyimpan Metadata tentang email,panggilan telepon.halaman web,lalu lintas video,koneksi IP serta lokasi handphone.

Fungsi Metadata

Konsep metadata diambil dari sistem katalog perpustakaan konvensional.Namun bedanya,metadata itu katalog digital,sedangkan,katalog perpustakaan konvensional adalah katalog non-digital.

Ada 4 fungsi Metadata,berikut penjelasannya :

• Identifikasi Sumber

Metadata mengidentifikasi sumber yang memiliki karakteristik unik dan dapat membedakan antara satu sumber dengan sumber yang lain sesuai dengan kriteria yang relevan.Metadata dapat mengidentifikasi informasi sumber digital,seperti : Nomor standar,seperti ISBN dan Lokasi objek digital yang memiliki nama penulis,judul,nama file,nomor referensi file,url dan beberapa identifier persistent.Contoh,PURL (Persistent URL), dan DOI (Digital Object Identifier).

• Fasilitator Menemukan dan Mengambil Sumber

Dapat membantu pengguna menemukan lokasi sumber informasi.Setelah menemukan sumber relevan,pengguna diizinkan untuk mengambil sumber tersebut,asal sudah memenuhi kriteria.Contoh : pengguna mencari koleksi fotografi.Setelah foto ditemukan,user dapat mengambil foto tersebut.

Membantu dalam menemukan sumber adalah fungsi dari metadata deskriptif.Karena metadata deskriptif adalah metadata yang dapat mendeskripsikan sumber seperti : Topik taksonomi,Keyword subjek yang ditambahkan oleh pengguna dan Deskripsi dokumen.

• Pengelolaan Sumber

Sumber informasi digital bisa mengalami resiko kerusakan atau format berubah,karena ada orang yang mengubahnya.Jika,sumber informasi digital tidak dapat digunakan lagi.Maka dari itu, diperlukan metadata.Karena,metadata mempunyai fungsi yang dapat membantu menyimpan, menjaga,dan mengelola sumber agar sumber tetap aman dan dapat diakses oleh orang yang benar-benar berhak mengaksesnya,dapat bertahan lama dan dapat diakses di masa depan.

Metadata mengelola sumber dengan menggunakan sistem pengarsipan dan preservasi,yakni sistem yang menyatukan sumber-sumber serupa dalam satu kelompok yang sama dan memisahkan sumber berbeda dalam kelompok yang berbeda.Mengelola sumber dengan melakukan sistem pengarsipan dan preservasi adalah fungsi melekat dari metadata administratif dan metadata struktural. Elemen-elemen informasi sumber berupa : Nomor versi,tanggal pengarsipan,izin keamanan,pengaturan manajemen hak,jadwal retensi,format file dan sumber terkait.

• Melacak Penggunaan Sumber

Merupakan fungsi metadata yang canggih yakni melacak penggunaan sumber yang menghubungkan antara sumber satu ke sumber yang lain. Informasi pelacakan dikumpulkan secara otomatis oleh sistem dan mengaitkan sumber berdasarkan pelacakan perilaku pengguna sumber.

Metadata melacak penggunaan sumber dengan menggunakan recording berupa : Rangking user,data download (identitas pengguna yang melakukan download sumber dan berapa kali user mendownload sumber),forward data (siapa yang meneruskan data sumber dan kepada siapa sumber diteruskan),istilah pencarian yang dimuat di search engine oleh pengguna sebelum mengunduh sumber dan link data (jumlah dan hyperlink yang mengarahkan sumber ke sumber yang lain).

Fungsi metadata ini,bisa mengawasi supaya sumber tidak diubah formatnya oleh orang yang tidak bertanggung jawab.Selain itu,agar sumber bisa diakses oleh orang yang memang mempunyai hak untuk mengaksesnya.

Jenis-Jenis Metadata

Ada beberapa jenis Metadata yang digunakan untuk berbagai macam tujuan.Untuk secara garis besar ada 4 jenis Metadata,yakni metadata deskriptif,struktural dan administratif.Berikut ini penjelasannya :

• Metadata Deskriptif

Metadata yang mengidentifikasi dan mendeskripsikan sumber informasi.Metadata jenis ini dapat digunakan untuk menemukan dan menyeleksi sumber (resources).Metadata deskriptif pada halaman website amat penting untuk keberhasilan situs.Metadata deskriptif mencakup unsur-unsur informasi (deskripsi),seperti judul,pengarang,kata kunci,tahun terbit,meta tag,bahasa dan lainnya yang berperan dalam hasil pencarian.

• Metadata Struktural

Metadata tentang wadah data untuk menyatukan objek digital secara bersama-sama menjadi kesatuan dan terstruktur.Metadata dapat membuat antar data yang berkaitan dapat saling terhubung satu sama lain.Misalnya,sumber digital berupa buku yang terdiri dari beberapa bab. Setiap bab terdiri atas halaman.Setiap halaman terdiri dari berkas digital.Metadata struktural dibutuhkan untuk mengetahui hubungan/sinkronisasi antar bagian buku; berkas fisik dengan halaman,halaman dan bab, dan terakhir bab dengan buku.Maka dari itu,hal inilah yang memungkinkan software dapat menampilkan daftar isi, kemudian menampilkan bab yang diklik oleh user atau user dapat diarahkan ke halaman (chapter) dari buku digital.

• Metadata Administratif

Metadata yang menyediakan informasi untuk mengelola dan mengatur sumber informasi,seperti kapan dan bagaimana sumber diciptakan,hak cipta,tipe file dan informasi teknis lainnya,siapa saja yang bisa mengaksesnya.Metadata administratif ada beberapa bagian,dua di antaranya sering dianggap bukan jenis metadata.Dua metadata itu meliputi metadata right management dan metadata preservasi.

• Metadata Right Management

Metadata yang digunakan untuk memberikan informasi tentang kekayaan intelektual atau hak cipta dengan elemen-elemen itu,meliputi status hak cipta,pemegang hak cipta atau ketentuan lisensi.

• Metadata Preservasi

Metadata preservasi atau bisa disebut juga pelestarian sumber informasi.Metadata yang berisi informasi yang dibutuhkan untuk arsip dan pelestarian sumber daya.

Skema Metadata terdiri dari 3 komponen,yakni :

• Semantic

Semantik dapat diartikan sebagai makna kata.Lebih jelasnya yakni kesepakatan untuk membuat istilah yang digunakan untuk mewakili suatu makna.Selain itu,terkadang juga diberi keterangaan tentang status pada istilah tersebut.

• ContenT

Konten dapat diartikan sebagai cara mengisi semantic.content tersebut bisa berupa peraturan untuk kriteria pengisian unsur skema atau peraturan untuk nilai-nilai unsur.

• Sintaksis

Sintaksis dalam skema Metadata sebagai machine readible (dapat dibaca mesin) dengan kata lain bahasa pemrograman.Sehingga semantic dan content yang telah dibuat dapat dibaca oleh mesin.

Contoh dari Metadata :

• CDWA (Categories for Descriptions of Works of Art) : skema untuk deskripsi karya seni.
• DCMES (Dublin Core Metadata Element Set) : skema umum untuk deskripsi berbagai macam sumber digital.
• EAD (Encoded Archival Description) : skema menciptakan sarana temu kembali pada bahan kearsipan (archival finding aids) dalam bentuk elektronik.
• GEM (Gateway to Educational Materials) : skema bahan pendidikan dan pengajaran.
• MARC (Machine Readable Cataloguing) : skema digunakan di perpustakaan sejak tahun 1960-an untuk membuat standar cantuman bibliografi elektronik.
• METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) : skema metadata obyek digital yang kompleks dalam koleksi perpustakaan.
• MODS (Metadata Object Description Standard) : skema deskripsi rinci sumber-sumber elektronik.
• MPEG (Moving Pictures Experts Group) MPEG UNTUK dan MPEG-21 : skema rekaman audio dan video dalam bentuk digital.
• ONIX (Online Information Exchange :  skema data bibliografi pada penerbit dan pedagang buku.
• TEI (Text Encoding Initiative): skema encoding teks dalam bentuk elektronik menggunakan SGML dan XML, khususnya untuk peneliti teks di bidang humaniora.
• VRA ( Visual Resources Association ) C : skema untuk deskripsi karya visual dan representasinya.

Seberapa Pentingkah Metadata ?

Metadata memang merupakan hal yang penting untuk digunakan,karena untuk memproses dan mengenali beberapa tipe informasi penting.Hal itu dapat digunakan dalam banyak hal,khususnya untuk bidang marketing dan sales.Metadata juga bermanfaat untuk keamanan ranking mesin pencarian seperti : Google,Organisasi dokumen dan masih banyak lagi.Metadata mempermudah proses sistem ERP dan CRM serta membantu dalam proses penyortiran,pelacakan data bisnis dari mulai prosedur,metodologi dan klien yang penting bagi perusahaan.Pada dasarnya,Metadata membantu pengguna untuk mendapatkan audit trail untuk bisnis dan industri yang relevan dengan bisnis kalian.Jadi,penggunaan Metadata di era teknologi sekarang ini,memanglah penting dan tentunya memudahkan pekerjaan.

Sekian artikel kali ini semoga dapat bermanfaat untuk kalian semuanya 🙂