Sistem Informasi dalam Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) memainkan peran krusial dalam pengembangan perusahaan secara optimal, efisien, dan efektif. Manajemen itu sendiri adalah suatu proses yang digunakan untuk mengatur dan mengelola berbagai aspek agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan, dengan memanfaatkan semua sumber daya yang tersedia.

Dengan kemajuan teknologi modern, SIM kini telah terintegrasi secara sistematis dan otomatis menggunakan perangkat komputer. Jika Anda ingin mendalami lebih lanjut tentang SIM, artikel ini akan menguraikan berbagai detail tentangnya. Mari kita simak bersama hingga akhir!

Pengertian SIM menurut Para Ahli

• Menurut Bodnar dan Hopwood (1993)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah sistem yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mengubah data menjadi sistem informasi digital yang bermanfaat.

• Menurut Mc. Leod (1995)

Sementara itu, menurut Mc. Leod, sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang memberikan informasi kepada sejumlah pengguna dengan kebutuhan yang sama. Sistem ini menyediakan informasi mengenai peristiwa yang telah terjadi, yang sedang berlangsung, serta yang mungkin akan terjadi di masa depan. Informasi yang dihasilkan, baik dalam bentuk laporan berkala, laporan khusus, maupun dari output simulasi matematis, nantinya akan sangat membantu pengelola perusahaan dalam melakukan analisis, pemecahan masalah, dan pengambilan keputusan.

• Menurut James A.F. Stoner (1996)

SIM didefinisikan sebagai metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan waktu nyata kepada manajemen, sehingga memudahkan analisis serta proses pengambilan keputusan. Dengan demikian, perusahaan dapat melaksanakan perencanaan, pengawasan, dan evaluasi dengan lebih efektif.

• Menurut Turban, Waterbe, dan McLean (1999)

Dalam buku yang berjudul Information Technology for Management Making Connections for Strategic Advantages, sistem informasi manajemen didefinisikan sebagai suatu sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, serta menyebarkan informasi dengan tujuan yang lebih spesifik.

• Menurut Danu Wira Pangestu (2007)

Sementara itu, Danu Wira Pangestu menyatakan bahwa sistem informasi manajemen (SIM) merupakan serangkaian interaksi sistem informasi yang memiliki tanggung jawab dalam mengumpulkan dan mengelola data demi menyediakan layanan informasi yang bermanfaat bagi semua tingkatan manajemen dalam melaksanakan perencanaan dan pengendalian.

Dari kedua pengertian tersebut, dapat disimpulkan secara umum bahwa sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi yang bersifat menyeluruh dan terkoordinasi secara terpadu. Sistem ini menggunakan data digital sebagai informasi, melalui berbagai cara tertentu, sebagai sarana untuk kontrol dan pengawasan. Tujuannya adalah untuk meningkatkan produktivitas agar sesuai dengan target yang ditetapkan berdasarkan kriteria mutu yang telah ditentukan.

Fungsi Sistem Informasi Suatu Manajemen

Fungsi sistem informasi dalam manajemen adalah untuk:

• Mempermudah manajemen dalam melaksanakan perencanaan, pengawasan, dan pengarahan kerja di semua departemen yang dikoordinasi.
• Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengolahan data, karena informasi yang disediakan oleh sistem ini disajikan secara akurat dan real-time.
• Miminimalkan biaya dan meningkatkan produktifitas perusahaan atau organisasi.
• Menjadi sarana pengembangan sumber daya manusia, karena pelaksanaanya memerlukan unit kerja yang sistematis dan terkoordinasi yang berbasis teknologi.

Tujuan Sistem Informasi suatu Manajemen

Informasi manajemen memegang peranan yang sangat penting dalam melaksanakan suatu organisasi. Sistem informasi manajemen memiliki beberapa tujuan, antara lain :

• Menyediakan layanan informasi yang berkaitan dengan perhitungan produk, harga pokok jasa, serta berbagai tujuan lainnya yang menjadi fokus manajemen.
• Menawarkan layanan yang berfungsi sebagai media untuk pengendalian, perencanaan, evaluasi, serta sarana untuk perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi pendukung yang berguna untuk analisis dan pengambilan keputusan di dalam perusahaan.
• Secara umum, sistem informasi manajemen bertujuan untuk memudahkan pengelolaan dan pelaksanaan tugas manajemen dalam suatu perusahaan.

Dari tujuan-tujuan tersebut, terlihat bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses terhadap informasi akuntansi manajemen serta memahami cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen ini sangat membantu mereka dalam mengidentifikasi masalah, menyelesaikan isu yang muncul, dan mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan.

Apa Manfaatnya Sistem Informasi?

Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari sistem informasi manajemen :

• Sistem informasi ini mampu mengantisipasi serta memahami peluang ekonomi yang hadir melalui penerapan teknologi informasi baru.
• Selain itu, sistem ini juga membantu memastikan kualitas dan keterampilan sumber daya manusia dalam memanfaatkan sistem informasi manajemen dengan baik.
• Akses data yang akurat dan real-time bagi pengguna menjadi lebih mudah, tanpa harus melalui perantara sistem informasi secara langsung.
• Sistem ini memungkinkan pengembangan perencanaan yang lebih optimal dan efektif.
• Analisis terhadap pelaksanaan kebijakan program juga dapat dilakukan dengan lebih baik, serta dapat mengidentifikasi kebutuhan pendukung sistem informasi.
• Terakhir, sistem informasi manajemen berkontribusi dalam meningkatkan produktivitas serta pengembangan manajemen sistem dan pengolahan transaksi, sehingga dapat meminimalkan biaya dan memaksimalkan pendapatan.

Jenis Laporan yang Dihasilkan Sistem Informasi

Pada dasarnya, sistem informasi manajemen berfungsi untuk menyimpan data dan menyusun laporan yang dapat dimanfaatkan oleh para profesional bisnis dalam menganalisis informasi dan mengambil keputusan. Terdapat tiga jenis laporan dasar dalam sistem ini:

• Dijadwalkan

Laporan ini disusun secara berkala dengan menggunakan aturan yang telah ditentukan oleh pemohon untuk menarik dan mengorganisir data. Laporan terjadwalkan memungkinkan perusahaan menganalisis data dari waktu ke waktu, seperti maskapai penerbangan yang dapat memantau persentase bagasi yang hilang berdasarkan bulan, atau distributor yang membandingkan angka penjualan dari berbagai toko.

• Ad-hoc

Ini merupakan laporan yang dibuat untuk menjawab pertanyaan tertentu, hanya sekali saja. Jika laporan ini terbukti bermanfaat, pengguna dapat mengubah laporan ad-hoc menjadi laporan terjadwal.

• Real-time

Jenis laporan ini memungkinkan pengguna untuk memantau perubahan yang terjadi secara langsung. Sebagai contoh, kepala layanan pelanggan dapat mengamati lonjakan volume panggilan yang tidak terduga dan mencari cara untuk meningkatkan produktivitas, atau memeriksa sejumlah panggilan di lokasi lain.

Contoh Sistem Informasi dalam Manajemen

Memasuki era 4. 0, hampir semua sektor pekerjaan mulai beralih ke sistem digital, termasuk dalam konteks sistem informasi manajemen di perusahaan atau organisasi. Penyajian data yang lebih akurat dengan memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak tentunya menjadikan pekerjaan lebih efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa contoh penerapan sistem informasi manajemen:

• SCM (Supply Chain Management)

Sistem Supply Chain Management memungkinkan integrasi data yang lebih baik. Fokus data SCM adalah pada ketersediaan dan suplai bahan baku, mulai dari pemasok, produsen, pengecer, hingga konsumen akhir. Dengan sistem ini, perusahaan dapat dengan mudah memantau ketersediaan bahan baku, yang selanjutnya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan manajerial.

• OAS (Office Automation System)

Melalui OAS, seluruh server dalam perusahaan dapat terintegrasi menggunakan aplikasi tertentu. Hal ini mendorong komunikasi antar departemen menjadi lebih lancar, baik melalui layanan chatting maupun email yang terintegrasi secara internal dalam perusahaan.

• ERP (Enterprise Resource Planning)

Sistem ERP memudahkan manajemen dalam mengawasi dan mengelola semua unit atau departemen di perusahaan, seperti keuangan, akuntansi, pemasaran, sumber daya manusia, dan operasional. Dengan demikian, pengawasan menjadi lebih efektif dan efisien dari segi waktu.

• KWS (Knowledge Work System)

Knowledge Work System memungkinkan integrasi pengetahuan baru ke dalam sistem, yang bisa diaplikasikan dalam pekerjaan dan diakses oleh semua personil profesional di perusahaan.

• ESS (Executive Support System)

Sistem ini membantu manajer berinteraksi dengan seluruh anggota perusahaan melalui bahan komunikasi yang berupa grafik dan informasi pendukung lainnya.

• ES (Expert System) dan AI (Artificial Intelligence)

ES dan AI adalah bentuk kecerdasan buatan yang mampu menganalisis secara otomatis masalah-masalah yang dihadapi perusahaan, seperti dalam pemecahan masalah sistem penjadwalan.

• IMS (Informatic Management System)

Sistem ini mempermudah pengguna dalam mencari informasi umum hingga tahap analisis untuk pengambilan keputusan. Pengguna IMS juga dapat mengintegrasikan beberapa program komputer dengan informasi yang ada.

• DSS (Decision Support System)

DSS menyajikan berbagai pilihan keputusan bagi manajer berdasarkan data yang tersedia dalam perusahaan atau organisasi.

• TPS (Transaction Processing System)

TPS secara efektif mengintegrasikan semua transaksi bisnis rutin yang dilakukan oleh perusahaan, contohnya dalam pendataan inventaris kantor dan pembayaran honor karyawan.

• GDSS (Group Decision Support System) dan CSCWS (Computer Supported Collaborative Work System)

Mirip dengan DSS, namun GDSS dan CSCWS fokus pada solusi berbasis kelompok. Pilihan solusi didasarkan pada data kuesioner maupun layanan konsultasi, seperti pada aplikasi e-government. Dengan berbagai sistem ini, perusahaan dapat mengoptimalkan manajemen data dan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Kesimpulan

Penerapan untuk sistem informasi suatu manajemen (SIM) pada dasarnya melibatkan dua komponen utama yakni pengguna dan sistem itu sendiri. Melalui kolaborasi antara keduanya, manajer akan sangat terbantu dalam memahami sejauh apa pengelolaan data yang berkaitan dengan perkembangan perusahaan.

Oleh karena itu, sebuah perusahaan perlu memilih SIM yang tepat agar dapat meningkatkan performanya. Keakuratan data menjadi kunci yang dapat mendorong kualitas dan produktivitas perusahaan. Selain itu, data dan informasi yang terintegrasi dengan baik dalam organisasi dapat meningkatkan efisiensi dalam pengawasan dan produktivitas, sehingga perusahaan dapat mencapai target yang diharapkan.