Pengertian, Fungsi, dan Tugas Project Manager (PM)

Project manager adalah pekerjaan dengan tugas penting dalam suatu proyek. Pasalnya, mereka harus memimpin berjalannya proyek dari awal hingga akhir. Serta, mereka pula yang bertanggung jawab pertama kali terhadap proyek tersebut.

Tanpa peran project manager, suatu proyek tidak bisa berjalan lancar. Sama dengan tanpa adanya pemimpin, tentu akan sulit bukan menentukan langkah-langkah yang tepat dalam mengerjakan proyek.

Pengertian Project Manager (PM)

Project manager adalah pekerjaan yang memegang peran penting dalam suatu proyek, mulai dari perencanaan, eksekusi, pengendalian hingga di akhir proyek. Sehingga, tugas dan tanggung jawab project manager mulai awal hingga berakhirnya proyek tersebut.

Project manager juga menjadi orang pertama yang akan bertanggung jawab terhadap sukses atau tidaknya suatu proyek. Selain itu juga harus mampu menemukan solusi terhadap setiap masalah yang mungkin saja dialami oleh timnya.

Namun, meski mengembang tanggung jawab besar, keuntungan yang bisa didapatkan juga cukup besar apabila pekerjaan atau proyek berjalan dengan baik dan dapat dikatakan tercapai sesuai tujuan.

Sebaliknya, jika proyek tersebut gagal, maka project manager adalah pihak pertama yang harus menerima segala punishment. Untuk itu, seorang project manager harus mampu mengantisipasi adanya kegagalan tersebut.

Fungsi Seorang Project Manager (PM)

Manajer proyek bertanggung jawab atas manajemen proyek sehari-hari dan harus kompeten dalam mengelola enam aspek proyek, yaitu ruang lingkup, jadwal, keuangan, risiko, kualitas, dan sumber daya (resource). Manajer proyek bekerja pada proyek-proyek tertentu yang memiliki hasil yang pasti, memiliki batas waktu dan harus tetap dalam anggaran.

Fungsi terkait tugas tersebut di atas, biasanya meliputi beberapa hal sebagai berikut :

• Merencanakan pekerjaan apa yang perlu dilakukan, kapan dan siapa yang akan melakukannya.
• Melihat risiko yang terlibat dalam proyek tertentu dan mengelola risikonya.
• Memastikan pekerjaan dilakukan dengan standar yang benar.
• Memotivasi tim orang-orang yang terlibat dalam proyek.
• Mengkoordinasikan pekerjaan yang dilakukan oleh orang yang berbeda.
• Memastikan proyek berjalan tepat waktu dan sesuai anggaran.
• Berurusan dengan perubahan pada proyek jika diperlukan.
• Memastikan proyek memberikan hasil dan manfaat yang diharapkan.

Tugas dan Tanggung Jawab Project Manager (PM)

Menjadi seorang project manager tidaklah mudah, namun semua orang bisa menempati posisi itu. Setidaknya, ada beberapa tugas project manager yang harus dan pasti dilakukan dalam setiap proyek. Diantaranya sebagai berikut.

1. Membuat perencanaan

Tugas pertama project manager adalah perencanaan,  mencakup persiapan SDM serta sarana dan prasarana yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek. Perencanaan tersebut membahas hal-hal terkait dengan strategi dan bagaimana seorang project manager dan timnya membuat, menjual, dan mendistribusikan produknya.

2. Mengumpulkan tim

Project manager tentu tidak bekerja sendiri, melainkan ada tim hebat bersamanya. Setelah membuat perencanaan dan pemilihan SDM, sebagai project manager harus membagi mereka ke dalam tim yang diberi tanggung jawab pada unit-unit tugas dalam sebuah proyek.

3. Mengatur komunikasi

Selanjutnya harus memastikan komunikasi dalam tim tetap efektif. Komunikasi ini mencakup daftar tugas, jadwal, dan deadline yang harus dipahami dan dikerjakan oleh seluruh tim. Komunikasi efektif sangat penting untuk meningkatkan produktivitas dan semangat kerja tim.

Bayangkan bagaimana jadinya jika seorang project manager memberi instruksi dengan bahasa yang sulit dimengerti, pastinya hal tersebut dapat mengganggu ritme kerja tim.

4. Menghitung budget

Anggaran adalah aspek terpenting dalam pengerjaan sebuah proyek. Sebelum memulai proyek, pemilik proyek dan project manager tentunya telah mengomunikasikan berapa anggaran yang diperlukan oleh proyek yang sedang dikerjakan.

5. Mitigasi masalah dan risiko

Terjadinya masalah dalam sebuah proyek tentu tidak dapat diprediksi dan bisa terjadi kapan saja. Di sinilah kelihaian seorang manajer proyek dalam menangani masalah diuji. Untuk mengantisipasi hal tersebut, manajer proyek harus membuat perencanaan masalah dan merancang solusi bahkan sejak tahap pra-produksi.

6. Monitoring berjalannya proyek

Selanjutnya, tugas project manager adalah memonitor perkembangan proyek berdasarkan blueprint. Jika selama pelaksanaan proyek terdapat hal-hal yang berubah atau melenceng, maka project manager bertugas untuk mengkomunikasikannya dengan tim terkait agar pekerjaan kembali on the track.

7. Membuat laporan dan dokumentasi

Tanggung jawab terakhir dan tidak kalah penting bagi project manager adalah membuat dokumentasi proyek dalam sebuah report untuk para stakeholder.

Pihak stakeholder memerlukan report untuk memeriksa kemajuan proyek. Report tersebut nantinya berisikan informasi rinci soal status kemajuan proyek hingga berapa anggaran yang sudah dikeluarkan.

Skill Project Manager

Dalam mengembang tugas dan tanggung jawab project manager seperti yang telah disebutkan sebelumnya, tentu diperlukan beberapa skill agar proyek bisa berjalan sebagaimana mestinya. Beberapa skill project manager adalah sebagai berikut.

• Komunikasi: Dengan memiliki skill komunikasi yang baik, seorang project manager bisa mengendalikan kerja tim dan menyampaikan informasi secara tepat.
• Kepemimpinan: Tugas project manager adalah memimpin tim, untuk itu dibutuhkan skill kepemimpinan yang baik.
• Negosiasi: Kemampuan negosiasi bagi seorang project manager digunakan untuk berhubungan dengan klien atau supplier.
• Manajemen biaya, waktu dan tim: sebagai seorang pemimpin, project manager harus cerdas dalam membagi waktu dan pekerjaan tim secara efisien. Tidak hanya itu, budget merupakan elemen utama yang harus dikelola dengan benar.
• Manajemen risiko: Suatu proyek tentu berpotensi mengalami beberapa masalah. Seorang project manager harus bisa mengantisipasi hal tersebut.
• Kemampuan riset: Sebelum melakukan perencanaan dan memberikan solusi, ada baiknya project manager melakukan riset dengan tepat.