Apa Itu Benchmark? Manfaat, Jenis, dan Strateginya

Bagi anda yang baru terjun di dunia manajemen, proyek, atau bisnis, benchmark adalah salah satu istilah penting yang sering digunakan saat berkomunikasi dengan rekan kerja.

Secara sederhana, benchmark merupakan istilah untuk membandingkan sesuatu melalui metrik atau tolok ukur yang sudah ditentukan. Benchmarking kemudian menjadi hal penting dalam dunia bisnis, terutama untuk mengidentifikasi kompetitor.

Pengertian Benchmark

Benchmark adalah kata serapan dari bahasa Inggris yang berarti tolok ukur atau patokan. Sementara arti benchmarking yaitu proses atau kegiatan penolokukuran.

Secara sederhana, benchmark dapat berarti membandingkan sesuatu yang sejenis melalui tolok ukur yang sudah ditentukan, dengan tujuan mendapatkan hasil perbandingan sehingga bisa melakukan perbaikan.

Sementara dalam ilmu manajemen atau ranah bisnis, benchmark merupakan upaya untuk mengukur kebijakan perusahaan yang terdiri dari produk, program, praktik bisnis, dan masih banyak komponen lain.

Benchmark dilakukan dengan cara membandingkan dengan kompetitor perusahaan tersebut yang dinilai lebih baik. Cara membandingkannya juga tidak sembarangan, melainkan melalui metrik atau tolok ukur yang sesuai dan sudah ditentukan.

Dari hasil perbandingan tersebut akan diketahui hal-hal apa saja yang perlu ditingkatkan baik dari segi performa, kualitas, ataupun layanan agar menjadi lebih baik lagi ke depannya.

Manfaat Benchmark

Apabila benchmark dilakukan dengan tepat pada bisnis anda, maka dapat membawa banyak manfaat. Berikut ini manfaat sekaligus alasan mengapa benchmark penting dilakukan :

1. Mengetahui kelebihan kompetitor

Dalam melakukan benchmarking, anda akan mengetahui seperti apa posisi perusahaan pada industri tersebut. Dari identifikasi tersebut, anda dapat mempelajari bagaimana kompetitor bisa lebih unggul dan sukses.

Salah satunya adalah mengetahui kelebihan perusahaan kompetitor. Apabila sudah tahu, maka anda bisa review kembali hal-hal apa saja yang ada pada bisnis anda namun tidak ada pada kompetitor.

2. Meningkatkan kinerja perusahaan

Setelah mengetahui keunggulan kompetitor, selanjutnya adalah meningkatkan kinerja perusahaan. Cari tahu hal-hal apa saja yang sebaiknya dihentikan, dilanjutkan, ataupun dikembangkan.

Dengan begitu, perusahaan akan mampu bersaing dengan kompetitor, bahkan jauh lebih unggul. Selain itu, perusahaan juga bisa melakukan perencanaan pada komponen tersebut agar kinerja perusahaan menjadi lebih baik.

3. Melakukan perbaikan secara berkala

Ketika melakukan benchmark, perusahaan akan tahu apa saja hal yang harus diperbaiki. Dari situlah perusahaan akan menyusun perencanaan agar lebih bisa ditingkatkan lagi. Setelah itu lakukan benchmark dari waktu ke waktu untuk melihat bagaimana progress perbaikannya.

4. Meningkatkan rasa memiliki terhadap perusahaan

Dalam melakukan benchmark, maka karyawan harus terlibat dalam memperoleh seluruh jawaban yang diperlukan. Caranya dengan meminta pendapat karyawan terkait peran setiap individu.

Apabila perusahaan menerima dengan baik pendapat tersebut maka akan timbul rasa bangga pada diri para karyawan karena merasa kinerja yang dilakukan kepada perusahaan dapat membawa dampak yang lebih baik ke depannya.

Jenis Benchmark

Benchmark terbagi menjadi dua jenis, yaitu berdasarkan objek dan subjeknya. Kedua jenis benchmark tersebut juga dibagi lagi menjadi beberapa jenis.

Jenis pertama yaitu benchmark berdasarkan subjeknya yang dibagi lagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut :

1. Internal benchmarking

Internal benchmark merupakan kegiatan membandingkan proses serta komponen lain yang masih dilakukan dalam satu korporasi yang sama. Internal benchmarking biasanya dilakukan pada perusahaan yang sudah memiliki cabang atau anak perusahaan. Kegiatan ini dilakukan agar semua cabang memiliki standarisasi yang sama dengan induk perusahaannya.

2. External benchmarking

Berbeda dengan yang internal, external benchmarking adalah kegiatan membandingkan suatu hal antara perusahaan milik anda dengan perusahaan lain yang bergerak pada industri sejenis. Eksternal benchmarking dibagi menjadi dua jenis di antaranya adalah.

• Competitive benchmarking

Proses membandingkan antara perusahaan miliknya dengan perusahaan kompetitor atau perusahaan yang dianggap kompetitor utamanya.

• Non-competitive benchmarking

Non-competitive benchmarking berbeda dengan sebelumnya. Karena perbandingan ini dilakukan dengan perusahaan dalam industri yang berbeda. Non-competitive benchmarking dibagi menjadi dua yaitu functional non-competitive benchmarking (membandingkan fungsi yang sama dengan perusahaan berbeda pada berbagai industri) dan generic non-competitive benchmarking (membandingkan proses fundamental bisnis yang dinilai sama di setiap perusahaan).

Itulah dua jenis benchmark berdasarkan subjeknya, selanjutnya kita akan membahas dari sisi objeknya. Jika dilihat berdasarkan objeknya, benchmark dibagi menjadi enam jenis yaitu sebagai berikut :

1. Strategic benchmarking

Strategic benchmark merupakan upaya pengamatan bagaimana perusahaan dapat lebih unggul dari kompetitor lainnya. Kegiatan ini dilakukan masih dalam bidang industri yang sama.

2. Process benchmarking

Process benchmarking merupakan upaya pengamatan dengan membandingkan berbagai kegiatan operasional yang menyangkut proses atau sistem pada perusahaan. Misalnya seperti bagaimana sistem pembayarannya, perekrutan karyawan, pelayanan pelanggan, dan masih banyak proses lainnya.

3. Functional benchmarking

Functional benchmarking merupakan upaya membandingkan fungsionalitas kerja pada sebuah perusahaan dengan kompetitor yang masih dalam industri sama. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan fungsionalitas kerja pada perusahaan milik anda.

4. Performance benchmarking

Jenis benchmark selanjutnya yaitu performance benchmarking yang merupakan kegiatan membandingkan performa seperti produk, hingga jasa milik kompetitor. Komponen yang diamati diantaranya seperti harga produk, fitur, kualitas, atau yang lainnya.

5. Product benchmarking

Jika sebelumnya kita hanya melihat bagaimana performa dari kompetitor. Pada product benchmarking kita akan membandingkan produk dari perusahaan kita sendiri dengan produk kompetitor. Dari pengamatan tersebut kita bisa tahu apa saja kelebihan dan kekurangan, baik dari perusahaan milik kamu dan kompetitor.

6. Financial benchmarking

Seperti namanya, financial benchmarking adalah kegiatan membandingkan kekuatan finansial atau kondisi keuangan perusahaan untuk mendapatkan informasi terkait daya saing kompetitor.

Tahapan Benchmarking

Benchmarking adalah proses yang perlu anda lakukan apabila ingin mengungguli kompetitor. Cara untuk melakukannya tidaklah sulit. Proses benchmarking terbagi menjadi tujuh tahapan. Adapun tahapan benchmarking adalah sebagai berikut :

• Tentukan metrik benchmark seperti produk, strategi, departemen, atau aspek lain.

Di sini, anda harus menentukan parameter atau metrik apa yang ingin dibandingkan antara perusahaan anda dengan kompetitor. Misalnya, anda ingin membandingkan performa produk atau strategi pemasaran anda dengan kompetitor. Penting untuk menentukan metrik yang tepat agar proses benchmarking dapat berjalan dengan efektif.

• Pilihlah perusahaan terbaik yang bisa dijadikan sebagai patokan untuk perbandingan dan sasaran kinerja perusahaan anda.

Cari kompetitor yang memiliki performa yang lebih baik dari perusahaan anda dalam aspek yang ingin anda bandingkan. Perusahaan yang dipilih harus memiliki reputasi yang baik dan bisa menjadi sumber inspirasi untuk meningkatkan performa perusahaan anda.

• Lakukan riset untuk mengumpulkan data dan informasi terkait performa perusahaan kompetitor.

Proses riset ini penting untuk memahami bagaimana kompetitor anda berkinerja dalam aspek yang ingin anda bandingkan. Anda bisa melakukan riset dengan cara melakukan survei, observasi, atau analisis data.

• Bandingkan data performa perusahaan anda dan kompetitor.

Identifikasi adanya jarak antar kedua perusahaan. Hal ini akan membantu anda memahami kelemahan dan keunggulan perusahaan anda dibandingkan dengan kompetitor.

• Jadikan poin-poin yang menjadi keunggulan kompetitor sebagai sasaran kinerja.

Hal ini akan membantu anda mengetahui bagaimana kompetitor anda bisa memiliki performa yang lebih baik dalam aspek yang ingin dibandingkan. Misalnya, jika kompetitor memiliki strategi pemasaran yang lebih baik, maka sasaran kinerja anda adalah untuk meningkatkan strategi pemasaran.

• Lakukan perencanaan untuk meningkatkan mencapai sasaran kinerja.

Anda bisa menerapkan strategi, proses, atau kebijakan kompetitor yang dirasa mampu meningkatkan kinerja perusahaan. Pastikan perencanaan yang dibuat realistis dan dapat diimplementasikan dengan baik.

• Pantau proses dan hasil dari rencana yang sudah ditetapkan.

Anda perlu melakukan evaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa rencana yang telah ditetapkan berjalan dengan baik dan memberikan hasil yang diharapkan. Jika ada masalah atau perubahan dalam kondisi pasar atau industri, maka perencanaan dan strategi yang telah dibuat harus diperbarui dan disesuaikan.

Strategi Melakukan Benchmarking

Setelah mengetahui apa saja manfaat benchmark, selanjutnya adalah mengetahui bagaimana strategi melakukan benchmarking yang sesuai. Berikut penjelasannya :

1. Menentukan metrik benchmark

Sebelum melakukan benchmark, sebaiknya tentukan dulu metrik atau tolok ukurnya. Biasanya metrik yang digunakan seperti pendapatan, harga pokok, atau layanan. Namun, selain itu anda juga dapat memilih metrik seperti produk, layanan, atau proses untuk dijadikan tolok ukur.

Untuk menentukan metrik, anda bisa melakukan analisis SWOT terlebih dulu untuk mengetahui apa saja metrik bisnis yang ingin ditingkatkan.

2. Mengidentifikasi kompetitor

Setelah menentukan metrik, selanjutnya adalah mengidentifikasi kompetitor bisnis anda. Anda dapat menentukan pesaing bisnis tergantung metrik yang ingin diukur, selain itu pesaing dapat berasal dari pihak luar atau internal seperti antar departemen yang ingin dibandingkan.

3. Riset kompetitor

Apabila anda sudah menentukan kompetitor yang tepat, kemudian lakukan riset pada perusahaan pesaing tersebut dengan mengumpulkan informasi yang relevan.

Riset informasi tergantung dengan metrik yang sudah kamu tentukan sebelumnya. Anda bisa mendapatkan informasi dari laporan tahunan, apabila merupakan perusahaan publik.

Jika perusahaan swasta, anda bisa mencari lewat situs web mereka, laporan yang pernah dibagikan hingga melakukan wawancara atau menghubungi kontak pelanggan.

4. Bandingkan dengan data perusahaan

Selanjutnya, strategi benchmark adalah membandingkan dengan data perusahaan. Setelah seluruh informasi terkumpulkan, pusatkan data dan bandingkan dengan KPI di perusahaan anda. Kemudian berikan beberapa pertanyaan seperti komponen apa yang harus ditingkatkan, mengapa hasilnya bisa berbeda, dan banyak pertanyaan lain.

5. Rencanakan peningkatan perusahaan

Apabila anda sudah membandingkan dengan kompetitor dan menemukan komponen yang perlu ditingkatkan, selanjutnya adalah merencanakan kegiatan yang dapat membantu peningkatan komponen tersebut. Sehingga perusahaan dapat mencapai hasil yang maksimal.

6. Pantau rencana yang sudah diterapkan

Ketika perencanaan yang dibuat sudah diterapkan pada bisnis, selanjutnya anda tinggal memantau bagaimana hasilnya. Karena perencanaan tersebut harus terus dilakukan improvisasi dan pengembangan agar tujuan tercapai.

Tantangan Yang Biasa Ditemui

Walaupun sudah dilakukan sesuai dengan tahapan yang tertera, ada beberapa kemungkinan tantangan yang terjadi saat benchmark testing.

Beberapa tantangan yang mungkin dihadapi, yaitu :

• Tidak bisa menentukan faktor risiko utama yang terkait dengan adanya permasalahan kinerja. Saat risiko utamanya belum ditentukan dengan jelas, maka akan menyebabkan tingkat benchmark testing lebih rendah.
• Perkiraan risiko yang tidak akurat akan menyebabkan membengkaknya anggaran dalam melakukan benchmark testing sehingga menuntut keterlibatan banyak pihak. Jika ini terjadi, akan ada kemungkinan bertambahnya masalah karena tidak adanya mitigasi risiko yang baik.
• Pada tahap persiapan benchmark testing, anggaran dan waktu yang dialokasikan biasanya lebih sedikit. Padahal tahapan tersebut adalah yang paling krusial.
• Sulitnya memilih alat yang tepat untuk melakukan benchmark testing. Hal ini melibatkan sulitnya menemukan ahli yang bisa menggunakan alat tertentu, keterbatasan lisensi, hingga standar korporasi.